Artykuł miesiąca: Pracowniku pamiętaj o 1% dla Fundacji Opiekuńcze Skrzydła

AktualnościWiadomości

Czy ERP to tylko planowanie zasobów przedsiębiorstwa

 

ERP to modułowe oprogramowanie przeznaczone do integracji głównych funkcji procesów biznesowych organizacji w ujednolicony system. Jak działa, jakie daje korzyści, czym się różni w wersji on-premise od chmury i jak je wdrożyć z sukcesem – tłumaczy TechTarget.

System ERP składa się z komponentów oprogramowania, zwanych zwykle modułami, z których każdy koncentruje się na niezbędnych funkcjach biznesowych, takich jak finanse i księgowość, HR, produkcja, zarządzanie materiałami i CRM. Z tym że organizacje zazwyczaj używają tylko tych modułów, które są im potrzebne do prowadzenia konkretnej działalności.

Jak działa ERP

Dwie kluczowe cechy odróżniają oprogramowanie ERP od szerokiej oferty dużo bardziej ukierunkowanego oprogramowania biznesowego klasy best-of-breed.

Pierwszą jest integracja między modułami, która umożliwia interakcję między nimi i ich użytkownikami. Na przykład zamówienie sprzedaży utworzone w module CRM zostaje udostępnione modułowi produkcyjnemu, dzięki czemu dział produkcji pozyskuje informacje o tym, jaki produkt wytworzyć. W momencie wysyłki produktu do klienta aktualizacji ulegają dane w module zarządzania zapasami, a gdy ten za niego zapłaci, moduł księgowy rejestruje przychód. Drugą cechą wyróżniającą oprogramowanie ERP jest centralna baza danych, w której moduły rejestrują transakcje i inne informacje, umożliwiając ich udostępnienie wszystkim zainteresowanym. Koncepcja single source of truth (SSOT – pojedynczego źródła prawdy) oszczędza użytkownikom konieczności wprowadzania informacji do systemu więcej niż jeden raz. To z kolei ma kluczowy wpływ na poprawienie dokładności danych, ułatwia raportowanie oraz umożliwia współpracę między oddziałami.

Historia ERP

Korzenie ERP wywodzą się z MRP – systemu do planowania zapotrzebowania na materiały i komponenty niezbędne do wytworzenia produktu, który został opracowany przez inżyniera IBM Josepha Orličky’ego w 1964 r. W latach 70. poprzedniego wieku oprogramowanie MRP było ostoją większości producentów. W1983 r. ekspert ds. zarządzania Oliver Wight opracował MRP II, które nie tylko rozszerzyło koncepcję MRP na innego rodzaju zasoby, w tym finanse, lecz także dodało wsparcie w zakresie m.in. planowania wydajności, sprzedaży i operacji oraz zarządzania kosztami. Niezależnie od tego, w latach 70. XX w. konsultanci i dostawcy zaczęli rozwijać w jednej bazie danych sieciowe oprogramowanie typu mainframe do zarządzania procesami finansowymi, w  tym księgowością i płacami. Dwa z tych start-upów, Baan (który kilkanaście lat temu został przejęty przez Infora) oraz SAP, szybko zostały wiodącymi dostawcami oprogramowania, które na początku lat 90. stało się powszechnie znane jako ERP. Nazwę tę wymyślili analitycy z firmy badawczej Gartner i swym zakresem objęła ona stale rosnącą kategorię modułowego, zintegrowanego oprogramowania biznesowego, które wykracza poza procesy produkcyjne, obejmując takie funkcje back-office’owe jak HR i księgowość. MRP nie zniknął, a ponieważ istotnie różni się od ERP, nie tylko funkcjonuje niezależnie od ERP na rynku, lecz także jest wbudowany w większość pakietów ERP sprzedawanych firmom produkcyjnym. Co więcej, termin MRP II stał się synonimem ERP i obecnie praktycznie już się go nie używa. Wciągu trzech dziesięcioleci istnienia ERP ulegało ogromnym zmianom, ale one tylko napędzały wykładniczy wzrost. Obecnie ERP jest niezbędnym oprogramowaniem dla każdego, może poza tymi najmniejszymi firmami. Początkowo oprogramowanie biznesowe podobne do ERP działało na komputerach mainframe w modelu on-premise w centrach danych klienta. W latach 90. ich dostawcy rozpoczęli jego migrację do modelu klient-serwer, w którym urządzenia stacjonarne komunikują się z serwerem centralnym. ERP był teraz dostępny dla większej liczby użytkowników i to w bardziej przystępnej cenie. Interfejs znakowy został zastąpiony dużo bardziej przyjaznym interfejsem graficznym przypominającym system Windows. W połowie lat 90., gdy zaczęła rosnąć popularność Internetu, produkty ERP typu klient-serwer były modernizowane za pomocą interfejsów użytkownika podobnych do przeglądarek internetowych, nawet jeśli same systemy były zdecydowanie izolowane od świata zewnętrznego w sieciach korporacyjnych. Pojawienie się ERP w chmurze pod koniec lat 90. było kolejną zasadniczą zmianą w sposobie dostarczania ERP i korzystania z niego. Przetwarzanie w chmurze umożliwiło firmom połączenie systemów ERP z klientami, dostawcami i partnerami, a przeglądarki internetowe stały się standardowym interfejsem użytkownika dla większości nowych systemów tego typu. Zorientowana na usługi architektura chmury – z luźno powiązanymi ze sobą jednostkami oprogramowania, z których każda ma swój własny, odrębny cel – umożliwiła łączenie i dopasowywanie modułów ERP jeden do drugiego. Według Gartnera to „postmodernistyczne” ERP, w którym stary model pojedynczego monolitycznego systemu ERP, pochodzącego od jednego dostawcy, został zastąpiony, przynajmniej w teorii, mozaiką zintegrowanych aplikacji pochodzących od różnych dostawców.

Kluczowe cechy systemów ERP

Cztery koncepcje ERP odróżniające to oprogramowanie od większości innych rodzajów aplikacji biznesowych to: kompleksowo zintegrowane procesy biznesowe, modułowość, centralna baza danych, spójny wygląd i działanie we wszystkich aplikacjach. Większość systemów ERP obsługuje niektóre podstawowe (a czasami także krytyczne) procesy biznesowe w modułach dedykowanych lub jako podfunkcje w innych modułach, które są wspólne dla wszelkiego rodzaju przedsiębiorstw. Moduł finansowy jest jedynym, który znajduje się w każdym produkcie ERP, ponieważ każda firma musi mieć możliwość przetwarzania transakcji finansowych i ich rozliczania. Automatyzuje także podstawową księgowość, fakturowanie, analitykę finansową, prognozowanie i raportowanie. Inne powszechnie używane podstawowe moduły ERP to: zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM), zarządzanie zamówieniami, zarządzanie sprzedażą lub CRM, zakupy/zamówienia. Firmy produkcyjne lub dystrybucyjne potrzebują dodatkowych modułów ze specjalnymi możliwościami. Najczęstsze z nich to: MRP, zarządzanie zapasami, zarządzanie produkcją, zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) w zakresie złożonych procesów planowania popytu i logistyki, w tym systemy zarządzania transportem i magazynem. Niektóre organizacje dodają do tego dodatkową warstwę funkcjonalną, która jest jeszcze bardziej wyspecjalizowana, lub zapewniają zaawansowane możliwości, które wykraczają poza to, co jest możliwe w przypadku standardowych modułów. Na przykład firma może rozszerzyć podstawowe funkcje HR swojego systemu HCM – takie jak lista płac, świadczenia i dane o pracownikach – o dodatkowe oprogramowanie do zarządzania talentami z modułami dedykowanymi rekrutacji, szkoleniu, ocenie i wynagradzaniu pracowników. Firma konsultingowa, budowlana lub każda inna, której praca jest zazwyczaj zorganizowana w projekty, może dodać moduł zarządzania projektem. A producent posiadający własne centra dystrybucyjne może dokupić pakiet SCM od innego dostawcy, który ma bardziej wyrafinowane oprogramowanie do zarządzania transportem i magazynem, pod warunkiem że daje się ono łatwo zintegrować z posiadanym systemem ERP. W ostatnich latach dostawcy systemów ERP wzbogacili swoje produkty o nowe technologie, które rozprzestrzeniają się w innych sektorach branży IT. Dziś najgorętsze trendy w ERP polegają na uczynieniu tego typu systemów bardziej interaktywnymi, intuicyjnymi i inteligentnymi. Przykładowo, wiele zadań ERP przejmują chatboty, np. przetwarzanie faktur i obsługę klienta, które wcześniej były realizowane przez ludzi. Sztuczna inteligencja usprawnia analizę danych ERP poprzez uczenie się rozpoznawania wzorców i formułowanie rekomendacji. Z kolei przetwarzanie języka naturalnego umożliwia sterowanie systemem ERP za pomocą interfejsu głosowego.

Korzyści z systemów ERP

ERP oferuje wiele korzyści, z których większość bierze się z wymiany informacji i standaryzacji. Ponieważ moduły ERP współużytkują dane łatwiej niż systemy ze sobą niezintegrowane, mogą ułatwić zarządzanie ponad departamentalnymi procesami biznesowymi. Mogą również umożliwiać lepszy wgląd w dane pochodzące z generowanych codziennie transakcji lub wnikanie w nie z nowszych technologii typu Internet Rzeczy. Ponadto oprogramowanie ERP wykonuje następujące czynności: zwiększa wydajność poprzez automatyzację gromadzenia danych, umożliwia wzrost poprzez zarządzanie coraz bardziej złożonymi procesami biznesowymi, pomaga obniżyć ryzyko, oferując lepszą zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami, sprzyja współpracy poprzez lepsze udostępnianie danych i komunikację, usprawnia zarządzanie łańcuchem dostaw. Firmy zwykle zwracają się w stronę systemu ERP, gdy wyrastają z arkuszy kalkulacyjnych oraz aplikacji silosowych i potrzebują jego zunifikowanych możliwości, aby zapewnić sobie szybszy rozwój.

Zalety i wady

Sama wielkość, wzajemne powiązania i złożoność systemów ERP jest zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem współczesnego biznesu. Gdy system działa dobrze i jest ściśle dostosowany do sposobu prowadzenia działalności przez organizację, sprawia, że wszystko działa płynniej i otwiera nowe możliwości. Jednak gdy jego wdrażanie się opóźnia lub system niespodziewanie przestaje działać, ERP może nawet przystopować prowadzenie biznesu, zmuszając użytkowników do szukania ręcznych alternatyw. A używanie wiekowego systemu z nieintuicyjnymi ekranami i źle zaprojektowanymi przepływami pracy może na tyle zniechęcać pracowników, że zagrozi to istnieniu firmy. Jednak największą wadą ERP, która często prowadzi do procesów sądowych, jest znaczne ryzyko i koszty nieudanego lub poważnie opóźnionego wdrożenia. Błędy we wdrożeniu ERP często pojawiają się w nagłówkach gazet, przy czym co najmniej dwie takie awarie dotyczyły projektów owartości 1 mld dol. każdy. Jednym z głośnych przypadków był pozew w 2018 r. złożony przez inwestorów producenta kosmetyków Revlon, gdy problemy z wdrożeniem systemu ERP rzekomo zakłóciły produkcję i opóźniły dostawy. Niemniej jednak zalety ERP zwykle przeważają nad wadami. Wśród najważniejszych zalet można wymienić:

– możliwość zaoszczędzenia na dłuższą metę pieniędzy firm dzięki usprawnieniu procesów,

– unifikację systemu, która może obniżyć koszty IT, robocizny i szkoleń,

– lepszy wgląd w kluczowe obszary firmy, takie jak sprzedaż, kapitał obrotowy i zapasy,

– ułatwienie raportowania i planowania dzięki ulepszonym danym i analizom,

– zapewnienie lepszej zgodności i bezpieczeństwa dzięki drobiazgowej kontroli praw użytkownika i standardowych przepływów pracy.

Z kolei najbardziej uciążliwe niedogodności to:

– wdrożenie i utrzymanie oprogramowania ERP może być kosztowne,

– często jest trudne do wdrożenia,

– wymaga znacznego zarządzania zmianami,

– jeśli moduły ERP są mniej wyrafinowane niż oprogramowanie wyspecjalizowane, to mogą nie być używane lub trzeba je wymienić na inne.

Wdrożenie ERP

Najlepsze praktyki wdrażania ERP wymagają formalnego procesu, nadzorowanego przez powołany ad hoc zespół przedstawicieli każdego ważnego działu, który obejmuje wszystkie etapy, od koncepcji do wsparcia powdrożeniowego, a finalnie upgrade lub wymianę systemu. Kluczowa dla jego powodzenia, a może się ono rozciągnąć na lata, jest metodologia zarządzania projektem, a także narzędzia i oprogramowanie.

Wszystko zaczyna się od zrozumienia aktualnych i pożądanych przypadków wykorzystania ERP w organizacji, a następnie zebrania wymagań i listy życzeń interesariuszy. Ten etap planowania stanowi podstawę do przebadania oferty dostawców oprogramowania ERP w celu wygenerowania krótkiej listy produktów, które najprawdopodobniej spełniają wymagania firmy. Następnie wzywa się ich, aby zademonstrowali, jak ich oprogramowanie radzi sobie z wyzwaniami w rzeczywistych warunkach, czasem w ramach konkursu. Na koniec warto, aby komisja konkursowa uruchomiła pilota wytypowanego rozwiązania w jakimś ograniczonym zakresie przed finalnym podpisaniem umowy z dostawcą.

W przypadku aktualizacji systemu ERP ze starej wersji do nowej firmy najczęściej uruchamiają i testują tę nową równolegle ze starą, aby upewnić się, że działa ona poprawnie jeszcze przed oficjalną datą premiery. Większość czasu zajmuje potem migracja danych, potrzebne są też odpowiednie zasoby, żeby sprawdzić, czy nowy system może przejąć procesy biznesowe, generując ograniczoną do minimum liczbę zakłóceń. Najlepsze praktyki nie kończą się po wdrożeniu systemu. Firmy muszą z wyprzedzeniem informować o rozpoznanych zaletach i cechach nowego systemu, jednocześnie kontynuując proces szkolenia obecnych i przyszłych jego użytkowników. A kompleksowa strategia zarządzania zmianami może być tym języczkiem u wagi, który spowoduje, że wdrożenie systemu ERP zakończy się sukcesem, a nie porażką.

Wielopoziomowe systemy ERP

Warstwa (poziom) ma dwa znaczenia w kontekście ERP. Najważniejsze – ponieważ opisuje rzeczywistą architekturę oprogramowania – jest tzw. dwuwarstwowe ERP. To strategia polegająca zwykle na sparowaniu dużego, często starego systemu ERP on-premise w centrali firmy z mniejszymi, tańszymi, często opartymi na koncepcji SaaS (Software as a Service) systemami ERP w oddziałach. Te dwie warstwy są ze sobą zintegrowane, szczególnie w zakresie księgowości, finansów i innych całościowych procesów w firmie, takich jak HCM, i mogą pochodzić od różnych dostawców. Dwuwarstwowe ERP może być dobrą koncepcją w przypadku chęci rozszerzenia systemu na więcej lokalizacji, zapewniając jednocześnie oddziałom większą kontrolę, elastyczność i sprawność w dostosowaniu się do lokalnych potrzeb.

Pojęcia poziomu wykorzystywało się też kiedyś do klasyfikacji systemów ERP pod kątem grupy odbiorców. W tym schemacie produkty ERP poziomu 1. były budowane pod potrzeby największych globalnych brandów i oferowane przez największych dostawców. Do tego poziomu zaliczały się takie firmy jak SAP, Oracle, Microsoft i Infor. Dostawcy poziomu 2. byli kolejni w rankingu mierzonym z grubsza według przychodów. Podobnie jak dostawcy pierwszego poziomu sprzedawali swoje systemy zarówno dużym firmom, jak i do sektora SMB. Dostawcy poziomu 3. byli najmniejsi i często oferowali swoje rozwiązania niszowym branżom. Powyższy ranking z czasem okazał się jednak zbyt arbitralny i będąc przedmiotem licznych sporów, ostatecznie przestać być używany.

Dostawcy ERP

W globalnym raporcie rynku ERP firmy Gartner z 2018 r. na szczycie listy dostawców znalazł się SAP z 22-procentowym udziałem w rynku, wyprzedzając takie firmy jak: Oracle (11 proc.), Workday (7 proc.), Sage Intacct (6 proc.), Infor (5 proc.) i Microsoft (4 proc.). Z wyjątkiem firmy Workday, która od samego początku oferowała swoje rozwiązanie w modelu SaaS, wszyscy pozostali liderzy rynku rozpoczęli od ERP oferowanego w modelu on-premise, ale obecnie sprzedają różne warianty systemów ERP do wdrożenia w obu możliwych modelach. Wśród innych znanych dostawców platform mieszanych można wymienić: Epicor Software, IFS, QAD i SYSPRO, a wśród oferowanych wyłącznie w modelu SaaS: Acumaticę, Kenandy, NetSuite i Plex Systems.

Wsparcie ERP

Dostawcy ERP lub ich partnerzy oferują usługi wsparcia technicznego zwykle za dodatkową opłatą. Zazwyczaj obejmują one kontakt z działem pomocy technicznej dostępny przez telefon, e-mail lub online, dedykowany portal internetowy dla klientów, zawierający często zadawane pytania, instrukcje obsługi i inną dokumentację oraz dostęp do forów dyskusyjnych. Pomoc przy wdrażaniu, rozwiązywaniu problemów i organizowaniu szkoleń oferuje tzw. on-site support. Znaczną część wsparcia może też stanowić rozwój oprogramowania, jeśli system ERP wymaga dostosowania, rozszerzenia lub integracji z innymi systemami.

Większość firm utrzymuje własny dział wsparcia ERP, nawet jeśli jest to tylko jedna osoba z działu IT, która ma też inne obowiązki. Większe firmy mogą mieć więcej osób, których zadaniem jest utrzymywanie działania systemu ERP, szkolenie użytkowników oraz interakcja z dostawcą ERP, integratorem systemów lub usługodawcą. Nic dziwnego, że administrator ERP to obecnie popularny tytuł zawodowy w świecie IT.

Rosnąca popularność systemów ERP w chmurze powoduje poważne zmiany w funkcjonowaniu wewnętrznego wsparcia dla ERP, które wcześniej koncentrowało się głównie na utrzymaniu samego systemu ERP. Teraz administratorzy ERP muszą posiadać wiedzę o możliwościach, jakie mają aplikacje biznesowe dostępne w modelu SaaS, wiedzieć, jak je połączyć w system ERP, oraz rozumieć potrzeby klientów i innych użytkowników zewnętrznych.

On-premises ERP vs. cloud ERP vs. hybrid ERP

W większości przypadków cloud ERP nie wymaga infrastruktury IT, jaką potrzebuje on-premises ERP. Wdrożenie ERP w chmurze może być zatem znacznie tańsze pod względem kosztów zakupu, wdrożenia i konserwacji.

Dzięki elastyczności zasobów przetwarzania w chmurze cloud ERP może być również łatwiejszy do skalowania w górę i w dół w miarę potrzeb, a automatyczne aktualizacje gwarantują dostęp do nowych technologii szybciej i to bez jakichś specjalnych kłopotów.

Jednak nie wszystkie opcje wdrażania ERP w chmurze są do siebie podobne, a dostawcy ERP często fałszują terminologię. Chmura prywatna i  hostowany ERP zazwyczaj wymagają tylko uruchomienia tego samego oprogramowania on-premises w centrach danych zewnętrznego dostawcy, chociaż mogą mieć pewne realne cechy przetwarzania w chmurze typu ekonomia skali wynikająca ze wspólnej infrastruktury, a także używania na żądanie oraz stosownej do tego ceny. Z kolei niektóre firmy decydują się na utrzymywanie własnej infrastruktury chmury prywatnej.

Wczesne wersje cloud ERP miały mniej modułów i możliwości niż on-premises ERP, chociaż w ostatnich latach obie praktycznie się zrównały w tym zakresie. Jeden z typów ERP w chmurze, multi-tenant SaaS ERP, jest zwykle udostępniany zmniejszą liczbą modułów i funkcji. W tym przypadku wielu użytkowników dzieli tę samą kopię oprogramowania, co czyni ją tańszą, prostszą i bardziej zestandaryzowaną niż większość on-premises ERP.

W przeciwieństwie do on-premises ERP, który zazwyczaj wymaga drogiej, długoterminowej licencji płatnej z góry, SaaS jest zazwyczaj sprzedawany w formie miesięcznych subskrypcji na użytkownika. Jednakże różnice między cloud ERP i on-premises ERP są coraz mniej wyraźne, ponieważ niektórzy dostawcy łączą w swoich rozwiązaniach funkcje obu.

SaaS ERP zwykle nie może być dostosowywany do potrzeb użytkownika, co czyni go mało atrakcyjną opcją dla firm, które potrzebują niestandardowych funkcji i zintegrowania ich z on-premise ERP, w który zwykle utopili dużo czasu i pieniędzy. Sensowną alternatywą jest wtedy hybrydowy ERP, który łączy moduły on-premise i chmurowe, a także powiązane z nimi aplikacje, ale integracja jest w tym przypadku niemałym wyzwaniem.

Cechą charakterystyczną praktycznie każdego wdrożenia systemu ERP w bieżącej dekadzie będzie natomiast znalezienie właściwej równowagi między systemami ERP on-premises, chmurowymi i hybrydowymi wraz z podłączeniem do nich dobrze współpracujących aplikacji.

Znaczenie ERP

Mało kto wątpi, że ERP miało pozytywny wpływ na globalną gospodarkę. Dowodzą tego przypadki wielu firm, które wynikają w dużej mierze ze zwykłych korzyści płynących z informatyzowania procesów biznesowych obsługiwanych wcześniej ręcznie i na papierze.

Cyfryzacja transakcji biznesowych zwykle je przyspiesza, czyniąc je bardziej dokładnymi i niezawodnymi. Udostępnianie tych informacji w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci pomaga pracownikom różnych działów w podejmowaniu lepszych decyzji, koordynowaniu ich działań, bardziej efektywnej współpracy i w minimalizowaniu możliwych do uniknięcia błędów spowodowanych brakiem komunikacji. Pomaga także firmom szybciej reagować na zmieniające się warunki.

Korzystanie z Internetu w celu otwarcia tych kanałów ERP na świat zewnętrzny pomaga w wyrównaniu podaży i popytu poprzez ściślejsze powiązanie potrzeb klientów z działaniami podejmowanymi przez firmę, jej dostawców i partnerów w celu opracowania i dostarczenia produktów oraz usług.

Ta docierająca niemal do każdego zakątka świata biznesu cyfrowa transformacja, możliwa w dużej mierze dzięki ERP, umożliwiła wprowadzenie do niego nowych udogodnień, takich jak np. mobilny e-commerce. Pomogła także zintegrować gospodarkę światową, umożliwiając, a przynajmniej wspierając, globalną produkcję, analizę łańcucha dostaw i przemysłowy Internet Rzeczy. Jednocześnie cyfrowa transformacja wymaga nowego zestawu umiejętności z zakresu ERP, które są niezbędne do stawiania czoła wyzwaniom rynku.

Tymczasem popyt na ERP rośnie z każdym rokiem. Według Gartnera przychody z rynku ERP wzrosły prawie dwukrotnie w ciągu ostatniej dekady, osiągając 35 mld dol. w 2018 r.

Wojciech Gryciuk

Artykuł powstał na podstawie materiałów udostępnionych przez portal TechTarget.

 

Polecane artykuły
AktualnościWiadomości

Sztuczna inteligencja staje się bezczelna. Kto jest temu winien?

AktualnościWiadomości

Oszustwo na Coca Colę

AktualnościWiadomości

W jaki sposób zredukować lęk pracowników i zwiększyć ich bezpieczeństwo w miejscu pracy? 

AktualnościWiadomości

Technologie ważnym wsparciem w rekrutacji

Zapisz się do Newslettera
Bądź na bieżąco i otrzymuj najnowsze artykuły
%d bloggers like this: