Rozwój sprzedaży internetowej często oznacza coraz więcej obowiązków związanych z obsługą zamówień. Kompletowanie produktów, pakowanie paczek i organizowanie odbiorów kurierskich pochłaniają czas, który przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na pozyskiwanie klientów. Zwiększenie liczby zamówień nie musi jednak oznaczać konieczności rozbudowy zespołu. Odpowiednia organizacja pracy i korzystanie z usług zewnętrznych pozwalają obsługiwać większą sprzedaż bez tworzenia nowych stanowisk.
Dlaczego obsługa wysyłek pochłania coraz więcej czasu?
Przy kilku zamówieniach dziennie samodzielne przygotowanie paczek zwykle nie sprawia większych trudności. Sytuacja zmienia się, gdy liczba przesyłek wzrasta do kilkudziesięciu lub kilkuset. Każde zamówienie wymaga sprawdzenia dostępności produktów, skompletowania zawartości, przygotowania opakowania i nadania przesyłki.
Problemy pojawiają się szczególnie wtedy, gdy pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż zajmują się również pakowaniem. Przerywają swoje podstawowe obowiązki, aby przygotować kolejne zamówienia. W rezultacie wydłuża się czas obsługi klientów, a ryzyko pomyłek rośnie.
Przed zatrudnieniem kolejnej osoby warto więc sprawdzić, które czynności zajmują najwięcej czasu i czy można wykonywać je sprawniej.
Jak uprościć przyjmowanie i kompletowanie zamówień?
Pierwszym krokiem powinno być ograniczenie ręcznego przepisywania danych. System sprzedażowy może automatycznie przekazywać informacje o zamówieniach do narzędzia obsługującego magazyn i wysyłkę. Dzięki temu pracownik nie musi osobno przygotowywać dokumentów dla każdego zamówienia.
Duże znaczenie ma również organizacja przestrzeni magazynowej. Produkty, które klienci zamawiają najczęściej, powinny znajdować się blisko stanowiska pakowania. Każdy towar musi mieć jednoznaczne oznaczenie, które ułatwia jego odnalezienie.
Warto również wprowadzić kilka zasad:
- Grupowanie zamówień według rodzaju produktów lub sposobu wysyłki.
- Przygotowanie standardowych opakowań dla najczęściej sprzedawanych towarów.
- Kontrolowanie zawartości paczki przed jej zamknięciem.
- Ustalenie stałych godzin kompletowania i przekazywania przesyłek kurierowi.
- Regularne aktualizowanie stanów magazynowych.
- Takie zmiany ograniczają liczbę zbędnych czynności i ułatwiają pracę przy większym natężeniu sprzedaży.
Kiedy przekazać przygotowanie przesyłek zewnętrznej firmie?
Nie każdy przedsiębiorca dysponuje odpowiednią powierzchnią magazynową i miejscem do pakowania. Przy rosnącej sprzedaży problemem staje się również przechowywanie kartonów, materiałów zabezpieczających oraz towaru oczekującego na wysyłkę.
W takiej sytuacji można zlecić część obowiązków operatorowi logistycznemu. Zewnętrzna firma może przejąć kompletowanie zamówień, pakowanie produktów, etykietowanie i przygotowanie paczek do dalszej dystrybucji.
Przedsiębiorcy, którzy regularnie realizują przesyłki kurierskie dla firm, mogą w ten sposób ograniczyć zaangażowanie własnych pracowników w powtarzalne czynności. Nie muszą także samodzielnie przygotowywać dodatkowych stanowisk do pakowania podczas okresowych wzrostów sprzedaży.
Zakres współpracy można dopasować do potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre firmy przekazują operatorowi wyłącznie przygotowanie paczek, inne zlecają również magazynowanie produktów i obsługę zwrotów.
Jak kontrolować koszty sprzedaży wysyłkowej?
Rezygnacja z zatrudniania dodatkowych pracowników nie oznacza automatycznie niższych kosztów. Przedsiębiorca powinien porównać wydatki związane z samodzielną obsługą zamówień i korzystaniem z usług operatora.
W obliczeniach trzeba uwzględnić wynagrodzenia, powierzchnię magazynową, materiały opakowaniowe, wyposażenie stanowisk oraz czas poświęcany na przygotowanie przesyłek. Przy współpracy z firmą zewnętrzną należy natomiast sprawdzić opłaty za kompletację, pakowanie, magazynowanie i ewentualne usługi dodatkowe.
Pomocnym wskaźnikiem jest koszt obsługi pojedynczego zamówienia. Jego regularne monitorowanie pozwala ocenić, czy przy wzroście sprzedaży firma rzeczywiście poprawia swoją rentowność.
Jak przygotować firmę na sezonowe wzrosty sprzedaży?
Przed świętami, podczas wyprzedaży i większych kampanii reklamowych liczba zamówień może gwałtownie wzrosnąć. Zatrudnianie nowych osób wyłącznie na krótki okres nie zawsze jest opłacalne.
Lepszym rozwiązaniem bywa wcześniejsze zaplanowanie zapasów, przygotowanie materiałów do pakowania i ustalenie harmonogramu wysyłek. Jeśli firma współpracuje z operatorem logistycznym, powinna z odpowiednim wyprzedzeniem przekazać prognozowaną liczbę zamówień. Dzięki temu wykonawca może zaplanować obsługę większej liczby paczek.
Rozwój sprzedaży bez rozbudowy zespołu
Sprawna sprzedaż wysyłkowa wymaga przede wszystkim ograniczenia zbędnych czynności i rozsądnego podziału obowiązków. Automatyzacja obsługi zamówień, właściwa organizacja magazynu oraz outsourcing wybranych prac pozwalają rozwijać sprzedaż bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.
Jeśli szukasz sposobu na ograniczenie czasu poświęcanego na przygotowywanie zamówień, zapoznaj się z ofertą TOPLOGISTIC. Firma zajmuje się m.in. magazynowaniem, kompletacją, pakowaniem i przygotowaniem przesyłek do dystrybucji, dzięki czemu możesz skoncentrować własny zespół na sprzedaży i obsłudze klientów.
