Przy planowaniu dostaw dla dwóch czy trzech samochodów arkusz kalkulacyjny i mapa często wystarczają. Przy flocie od 10 do 30 aut plan tras przestaje być wyłącznie sprawą logistyka. Wpływa na koszty, na terminowość dostaw i na to, jak firma radzi sobie, gdy coś nie idzie zgodnie z planem.
Firmy często zaczynają szukać innego rozwiązania dopiero wtedy, gdy logistyk zamiast planować dostawy, większość czasu poświęca na gaszenie pożarów. Wystarczy, że jeden z kierowców zachoruje, samochód ulegnie awarii albo klient zmieni godzinę odbioru. Plan przygotowany rano trzeba poprawiać, a każda zmiana może wpływać na kolejne dostawy.
Przy kilku samochodach takie sytuacje można jeszcze stosunkowo łatwo opanować. Przy dwudziestu pojazdach i kilkuset punktach dostaw znalezienie dobrego rozwiązania staje się znacznie trudniejsze.
Czas, wykorzystanie floty i zależność od jednej osoby
Pierwszy problem to czas. Ręczne układanie tras może zajmować od jednej do dwóch godzin dziennie, zależnie od liczby punktów i stopnia skomplikowania dostaw. W skali miesiąca oznacza to kilkadziesiąt godzin pracy, które można byłoby przeznaczyć na inne zadania.
Drugi jest mniej widoczny. Wiele firm przypisuje samochody do stałych rejonów, bo to wygodne dla kierowców. Zamówienia każdego dnia rozkładają się jednak inaczej, więc jedno auto jedzie prawie pełne, a drugie objeżdża duży obszar z kilkoma paczkami.
Taki podział często funkcjonuje przez lata, ponieważ kierowcy znają swoich odbiorców, a logistyk nie musi codziennie ustalać wszystkiego od początku. Wygoda organizacyjna nie zawsze oznacza jednak najniższy koszt transportu.
Po przeliczeniu tych samych dostaw w dedykowanym systemie bywa, że da się je zrealizować mniejszą liczbą pojazdów. Nie zawsze tak jest, ale samo pytanie, ilu aut naprawdę potrzeba danego dnia, warto zadać. Szczególnie przed podjęciem decyzji o zakupie kolejnego samochodu lub zatrudnieniu kierowcy.
Trzeci problem to ryzyko. Jeśli trasy od lat układa jedna osoba, plan żyje w jej arkuszu i w jej głowie. Urlop czy odejście takiego pracownika to realny kłopot operacyjny, o którym rzadko myśli się, dopóki wszystko działa.
Nowa osoba może znać zasady organizacji transportu, ale niekoniecznie będzie wiedziała, dlaczego konkretne punkty przypisano do określonych kierowców albo które dostawy wymagają szczególnego traktowania. Odtworzenie tych informacji zajmuje czas, a błędy odbijają się na terminowości.
Jak sprawdzić, czy trasy można zaplanować lepiej?
Automatyczne planowanie nie oznacza zastąpienia planisty. Ważne, aby system uwzględniał warunki biznesowe, takie jak okna dostaw, ładowność i czas pracy kierowców.
Optymalizacja tras w systemie Routimo polega na przygotowaniu propozycji podziału punktów i kolejności odwiedzin, którą planista może zatwierdzić lub zmodyfikować: zmienić kolejność punktów albo przenieść dostawę do innego auta.
Automatyzacja może skrócić układanie tras z godzin do minut, a gotowy plan trafia do aplikacji mobilnej kierowców. Osoba odpowiedzialna za logistykę widzi status dostaw w systemie, ograniczając potrzebę kontaktu telefonicznego.
Istotna jest też możliwość szybkiego przygotowania nowego planu, gdy zmieni się liczba zamówień lub dostępnych samochodów. Przy ręcznym planowaniu taka zmiana często oznacza konieczność ponownego przeanalizowania wielu tras.
Możliwości usprawnienia najlepiej ocenić na rzeczywistych danych. Routimo wykonuje taką analizę także dla firm zainteresowanych systemem: porównuje trasy układane ręcznie z planem wygenerowanym przez system, uwzględniając te same zamówienia, adresy dostaw i ograniczenia organizacyjne.
Pozwala to porównać długość tras, podział pracy między kierowców i liczbę samochodów potrzebnych do obsługi zamówień. Wyniki zależą od specyfiki działalności, dlatego trudno z góry zakładać określony poziom oszczędności.
Takie porównanie nie zawsze wykaże, że firma potrzebuje mniej samochodów. Pozwoli jednak sprawdzić, czy dotychczasowy podział dostaw nadal ma sens. Bez tego trudno ocenić, czy flota jest rzeczywiście dobrze wykorzystywana.
Dla firmy posiadającej 10–30 pojazdów może to być istotna informacja, szczególnie gdy rosną koszty transportu Zanim zapadnie decyzja o powiększeniu floty, warto wiedzieć, czy obecne samochody wykonują swoją pracę w możliwie efektywny sposób.
