Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek, od firm wymaga się zapewnienia swoim pracownikom elastycznego miejsca pracy, które dostosowane jest do indywidualnych potrzeb zatrudnionego. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu IT to tylko pierwszy krok w kierunku udanej koncepcji cyfrowego miejsca pracy.
Sztywna codzienna praca w biurze, charakteryzująca się stałymi dojazdami do pracy, godzinami i lokalizacjami, coraz bardziej się rozpada. Obecnie pracownicy oczekują możliwości wydajnej pracy w dowolnym miejscu i czasie. Ze strony korporacji wymaga to znacznie więcej niż tylko wyposażenia w nowoczesny sprzęt do pracy, ale wymaga również prawdziwej zmiany kulturowej. Firma Dell Technologies wymienia sześć punktów, o których firmy powinny pamiętać, aby zmiana kulturowa odniosła sukces.
Rozpoznaj potrzeby jednostki
Każdy pracownik ma indywidualne wymagania, które należy wziąć pod uwagę przy wyposażaniu miejsca pracy. Jedno uniwersalne podejście nie wystarczy – osoby odpowiedzialne za IT muszą raczej odbyć swego rodzaju „podróż pracownika” i dowiedzieć się, jak poszczególni pracownicy na co dzień radzą sobie z zadaniami i decyzjami, z jakich kanałów komunikacji korzystają iw jaki sposób używają technologii. Celem jest uczynienie IT bardziej elastycznym, przyjaznym dla użytkownika i ostatecznie bardziej produktywnym na każdej stacji roboczej.
Zapewnij odpowiednią technologię
Na podstawie tego „śladu technologicznego” systemy i aplikacje są odpowiednio dobierane. Obejmuje to wyposażenie pracowników w nowoczesny mobilny sprzęt roboczy, ich rozbudowaną sieć i wykorzystanie cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, takich jak komunikatory, systemy czatów wideo i narzędzia konferencyjne. Większość pracowników umysłowych od dawna używa potężnych narzędzi i aplikacji na swoich urządzeniach osobistych, dlatego ma takie same oczekiwania co do środowiska pracy.
Uprość użytkowanie IT
Użytkownicy końcowi mogą zestawiać swoje indywidualne portfolio aplikacji korporacyjnych, a także zatwierdzone aplikacje i rozwiązania SaaS za pośrednictwem samoobsługowego portalu i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia za pomocą jednokrotnego logowania. Dzięki tak ujednoliconemu rozwiązaniu obszaru roboczego spersonalizowani klienci mogą zostać wstępnie skonfigurowani, wstępnie zainstalowani i dostarczeni ze wszystkimi niezbędnymi aplikacjami i funkcjami bezpieczeństwa. Zwalnia to również dział IT z czasochłonnych zadań w całym cyklu życia.
Bezpieczeństwo ma pierwszeństwo
Jeśli dane są wykorzystywane w wielu różnych urządzeniach i w wielu różnych sieciach, konwencjonalne środki bezpieczeństwa szybko osiągają swoje granice. Wielowarstwowe podejście może temu zaradzić: przede wszystkim urządzenie mobilne jest chronione przed złośliwym oprogramowaniem za pomocą nowoczesnych rozwiązań antywirusowych i anty-malware oraz za pomocą różnych środków uwierzytelniania w przypadku utraty lub kradzieży przed niewłaściwym użyciem przez nieznajomych. Ujednolicone rozwiązanie w obszarze roboczym jest również pomocne w zapewnieniu bezpieczeństwa dostępu do zasobów firmy, a korzystanie z aplikacji mobilnych i usług w chmurze nie staje się zagrożeniem: zgodnie z wcześniej określonymi wytycznymi urządzenia końcowe uzyskują dostęp do sieci firmowej. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą nawet korzystać z komputerów osobistych i smartfonów swoich pracowników,
Komunikuj się, komunikuj i komunikuj się ponownie
Ważne jest, aby zaangażować wszystkich pracowników w przejście do cyfrowego miejsca pracy. Akceptacja i wykorzystanie nowych narzędzi i rozwiązań znacznie wzrasta, gdy tylko rozpoznana zostanie ich wartość dodana. Jednocześnie pracownicy muszą być zaznajomieni ze strategiami bezpieczeństwa i uświadomieni o niebezpieczeństwach inżynierii społecznej. Praca w zespołach zdalnych wymaga również nowego sposobu myślenia wszystkich członków zespołu i menedżerów, tak aby procesy przebiegały nie tylko wirtualnie, ale także wydajnie i bez większych strat motywacji i koordynacji. Niektórym pracownikom niecodzienny sposób pracy jest trudny – w końcu wolność i elastyczność z jednej strony oznaczają wysoki stopień osobistej odpowiedzialności z drugiej – ale innym brakuje pozytywnych przeżyć emocjonalnych. Menedżerowie z kolei muszą się uczyć aby wyłączyć ich potrzebę kontroli. Zdalni pracownicy są po prostu niewidoczni dla szefa.
Wykorzystaj ducha zespołu
Jeśli koledzy nie spotykają się już przy ekspresie do kawy lub w kantynie, szybka wymiana przepada. Proste rzeczy, takie jak wirtualne przerwy na lunch lub koktajle po pracy, to świetne sposoby na utrzymanie relacji poza projektami. W celu uproszczenia interakcji między pracownikami biurowymi a wirtualnymi współpracownikami przydatne mogą być również dodatkowe miejsca spotkań.
„Technologie cyfrowe są teraz integralną częścią naszego świata pracy i wielu pracowników uważa je za coś oczywistego” – wyjaśnia Stefan Trondl, dyrektor generalny Dell Technologies Austria. „Jednak zmiana w cyfrowym miejscu pracy oznacza znacznie więcej niż tylko mówienie o wykorzystaniu technologii, urządzeń i aplikacji. Oczywiście nowoczesna infrastruktura IT jest podstawą elastycznej, niezależnej od lokalizacji pracy. Jednak bez rzeczywistej zmiany w kulturze trudno będzie zaangażować wszystkich na pokład i kontynuować modernizację miejsca pracy
