Odzież robocza jest wymogiem na wielu stanowiskach. Podobnie jej naprawy i pranie. Z czyich usług skorzystać, by najlepiej spełnić ten obowiązek? Czy stworzenie własnego działu do spraw utrzymania odzieży roboczej będzie najbardziej efektywne? Na wątpliwości te odpowiadamy poniżej.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej – co to takiego i komu przysługuje?
Każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odzież roboczą, jeżeli w miejscu pracy istnieje możliwość znacznego zabrudzenia przez nich własnych ubrań lub ich zniszczenia. Zapewnienie stroju roboczego jest wymagane również wówczas, gdy istnieją ku temu powody związane z technologiami wykorzystywanymi w pracy, a także bezpieczeństwem i higieną miejsca pracy oraz jego warunkami sanitarnymi.
Po stronie pracodawcy, niezależnie od opisanych dalej okoliczności, zawsze leży też zapewnienie serwisu, konserwacji i prania stroju roboczego (warto tu podkreślić, że należą do niego również buty). Pracodawca może wykonać ten obowiązek na różne sposoby. Pierwszym z nich jest wyznaczenie działu, pracowników lub miejsca, w którym przeprowadzane będą pranie i naprawy odzieży w obrębie firmy. To metoda wybierana przez niektóre miejsca pracy, jednak niezbyt efektywna, jeśli firma ma wiele filii znajdujących się w całym kraju.
Inny sposób to zlecenie prania i serwisu odzieży pracownikowi. Pracodawca może to uczynić za zgodą pracownika i wypłacając mu należytą kwotę ekwiwalentu, która pozwoli pokryć koszty prania i napraw stroju roboczego. Co istotne, pracodawca, który zapewnia miejsce prania i serwisu odzieży w ramach firmy, nie może zlecić tych czynności części pracowników, podczas gdy pozostali mają możliwość oddawania swojej odzieży do prania w firmowej pralni.
Innym sposobem prania odzieży roboczej jest oddawanie jej do pralni przemysłowej – to o tyle wygodne, że wszystkie stroje prane są w takich samych, optymalnych warunkach. Wymaga to jednak zapewnienia strojów na wymianę, a opłacalność korzystania z usług takich pralni jest zależna od liczby prań i częstotliwości ich przeprowadzania.
Ekwiwalent za pranie – jak wyliczyć?
Wyliczenie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie jest sprecyzowane przez Kodeks pracy. Wymogiem jest jednak zaoferowanie takiej kwoty ekwiwalentu, jaka pokryje całkowicie koszty prania, w których uwzględnione będą: koszty zużycia prądu i wody, ceny środków piorących oraz praca własna pracownika. Najczęściej ekwiwalent wyliczany jest poprzez pomnożenie sumy kosztów poniesionych na jedno pranie i liczby prań w miesiącu – to powiększa się o koszt pracy własnej. Ze względu na to, że ekwiwalent powinien odpowiadać realnym kosztom prania, może on zmieniać się na podstawie aktualnych cen mediów czy środków piorących.
Ryczałt za pranie odzieży roboczej
Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na zryczałtowanie stawki ekwiwalentu. Oznacza to, że kwota ekwiwalentu jest ustalona odgórnie przed przedsiębiorstwo i równa w obrębie danego stanowiska. Ta kwota powinna wystarczyć na pokrycie kosztów prania – jeśli pracodawca oceni, iż jego pieniądze nie są dobrze wykorzystywane, np. poprzez stwierdzenie, że pracownik nosi brudny bądź zniszczony strój, ryczałt (lub też ekwiwalent) może zostać odebrany.
Ryczałt lub ekwiwalent za pranie odzieży roboczej a podatek
Wniosek z analizy różnych zapisów prawa, które decydują o tym, czy ryczałt i ekwiwalent za pranie odzieży roboczej są opodatkowane (co dotyczy m.in. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o ordynacji podatkowej czy Kodeksu pracy), jest taki, że kwoty te nie podlegają opodatkowaniu. Decydujący wpływ na takie rozumienie przepisów ma fakt, że kwoty te nie stanowią przychodu, ponieważ z definicji mają być dokładnie takie same jak koszty poniesione celem wyprania i naprawienia strojów roboczych. Nie odprowadza się zatem od nich podatku dochodowego ani składek na fundusz emerytalny i rentowy.
Pranie odzieży roboczej w pralni przemysłowej – koszty i korzyści
Pranie odzieży w pralni przemysłowej z pewnością jest tańsze niż wypłacenie ekwiwalentu czy utrzymywanie własnej pralni na terenie firmy. Dodatkową korzyścią jest też bezpieczeństwo, ponieważ pralnie przemysłowe monitorują stan strojów i mogą dokonywać bieżących napraw, jeśli dojdzie do uszkodzenia ubrań. Korzystanie z usług pralni jest też wygodne – większość z nich oferuje dowozy i odbiory od klienta, a brak konieczności prowadzenia ewidencji wypłat ekwiwalentów pozwala zminimalizować liczbę dokumentów, o które należy zadbać.
Pralnia czy ekwiwalent – co wybrać?
W przypadku porównania korzystania z usług pralni oraz wypłaty ekwiwalentu i zlecenia prania odzieży roboczej pracownikom znacznie lepiej wychodzi wynajem pralni. Nie jest to jednak ostatnia i jedyna możliwość dbania o odzież pracowniczą. Coraz popularniejsze są usługi outsourcingu odzieży roboczej – wiele przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z pomocy firm, które zajmują się produkcją, wynajmem, personalizacją oraz serwisem i praniem odzieży. Jedną z takich firm jest Stapol, który na polskim rynku jest już od ponad 30 lat. Oferuje produkcję strojów roboczych dopasowanych do potrzeb danej firmy oraz ich pranie i naprawy na terenie całej Polski. Stapol to jedna z pierwszych firm, jakie zaczęły świadczyć tego typu usługi na krajowym rynku.
Więcej o ekwiwalencie za odzież roboczą dowiesz się z ich bloga!
Podsumowanie
Wybierając sposób dostarczenia strojów roboczych pracowników i dbania o nie, należy pamiętać o kosztach, które mogą się pojawić. Wypłata ekwiwalentu bądź ryczałtu jest wymogiem, jeśli pranie będzie realizowane przez pracowników. Można też skorzystać z usług pralni przemysłowej, która doskonale zadba o stroje. Znakomitym wyborem jest jednak wynajęcie strojów i jednoczesne korzystanie z ich prania i napraw realizowanych przez firmy zajmujące się outsourcingiem ubrań roboczych, jak np. Stapol. Pozwoli to scentralizować obsługę w tym zakresie, podnieść komfort i obniżyć koszty z tym związane. Poznaj ofertę firmy Stapol i zapewnij swojej firmie stroje robocze najwyższej jakości!
