Pomoże Ci to spokojnie przetrwać koniec roku

Któregoś dnia mój klient Jacob jęknął z rozpaczy. Opowiadał o prezentacjach, które niespodziewanie narzucił mu jego zespół kierowniczy. „Co roku jest tak samo: gdy tylko zbliża się grudzień, wszyscy zaczynają się spieszyć” – mówi. „To tak, jakby wszyscy byli zaskoczeni, że rok już prawie się skończył”.

W grudniu wiele osób staje przed zalewem zadań: terminy do końca roku są napięte, żądania są złożone i często wykraczają poza codzienną pracę. Zazwyczaj obejmują one:

• Aktualizacje budżetu
• Sprawozdania z wydatków i personelu
• Negocjacje premii i wynagrodzeń
• Aktualizacja cyklu sprzedaży
• Raporty dotyczące utrzymania i odejścia klientów
• Ocena zapasów i łańcucha dostaw

Ten pośpiech na koniec roku często występuje w firmach, w których panuje nadmierna kultura pilności lub gdy menedżerowie mają trudności z właściwym ustaleniem priorytetów zadań. Łatwo jest przekonać samego siebie, że „złe planowanie z Twojej strony nie jest sytuacją nadzwyczajną z mojej strony”. Ale w rzeczywistości, jeśli twój przełożony lub kierownictwo wyższego szczebla jest w pogotowiu, jest to twoja sytuacja awaryjna.

Jak radzisz sobie z zadaniami wykonywanymi w ostatniej chwili, gdy zbliża się koniec roku? Tutaj znajdziesz strategie, które pozwolą Ci rozładować gorączkowe tempo i przetrwać koniec roku bardziej zrelaksowany.

Działaj proaktywnie

Jeśli w ostatnich latach Twoje zadania się kumulowały, nadszedł czas, aby działać proaktywnie. Porozmawiaj ze swoimi menedżerami – o ich potrzebach, a nie swoich. Przykładami mogą być:

• „Przez ostatnie trzy lata musieliśmy aktualizować dane sprzedażowe i do końca listopada sporządzać prognozę na nadchodzący rok. W tym roku jeszcze nic takiego nie zauważyłem. Czy w związku z tym zmienił się harmonogram?”
• „Zazwyczaj wszystkie oceny wyników  są publikowane do 15 grudnia. Nie otrzymałem jednak żadnych zwykłych przewodników ani treści szkoleniowych, które zawsze otrzymujemy z góry. Kogo mogę zapytać, kiedy termin upływa w tym roku? Wtedy będę mógł przygotować na to mój zespół.

Spontaniczne zadania z napiętymi terminami mogą być frustrujące, ale istnieją ku temu uzasadnione powody. Badania  przeprowadzone przez Columbia Medical School sugerują, że nasz mózg potrafi zapomnieć o tym, co wydarzyło się w przeszłości. Stwarza to przestrzeń na informacje, których potrzebujemy na co dzień. Twoi przełożeni nie celowo zrzucają na Twoje biurko zadania spontanicznie, ale dlatego, że sami je zepchnęli na bok. Ponadto w ostatnich latach wzrosła fluktuacja. Być może Twoi menedżerowie lub współpracownicy przeżywają koniec roku po raz pierwszy w tej roli.

Nie czekaj więc, aż inni w ostatniej chwili narzucą Ci zadanie, które już podejrzewasz. Pomocne i nienachalne jest proaktywne podejście i proszenie o takie zadania.

Nalegaj na wakacje

Jednym z największych wyzwań na koniec roku jest utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym  . Jest to szczególnie prawdziwe, gdy masz do czynienia z coraz pilniejszymi zadaniami. Badanie Pew z 2023 r. pokazuje, że wielu Amerykanów waha się, czy wykorzystać wszystkie dni urlopu, ponieważ nie chcą mieć zaległości w pracy.

Aby nie rezygnować z zasłużonych dni urlopu (i tym samym podporządkować swoje ogólne samopoczucie firmie), powinieneś śmiało przekazywać swoje plany współpracownikom. Poniższe zdania są pomocne:

• „Alex, chciałem tylko poinformować, że nie będę dostępny od 18 grudnia do 3 stycznia. Nie będę sprawdzał mojej skrzynki odbiorczej ani innych czatów zespołu. Jeśli będziesz czegoś ode mnie potrzebował przed końcem roku, daj mi znać. Wtedy uda mi się to zrobić na czas.
• „Sandro, nie będzie mnie tam przez dwa tygodnie w grudniu. Umówmy się na spotkanie na początku stycznia, abyśmy mogli się wzajemnie informować.

Komunikując się i angażując w swój czas wolny, pomożesz innym zaplanować swój czas – a jednocześnie będziesz dobrym wzorem do naśladowania.

Dlatego zastanów się z wyprzedzeniem, jak chcesz sobie poradzić w tej sytuacji – zanim ktokolwiek o to zapyta. Jasna odpowiedź w stylu: „Niestety nie będę w stanie tego zrobić. „Porozmawiajmy o innych rozwiązaniach” pomoże Ci pozostać wiernym sobie i swoim potrzebom. Ponadto mówienie „nie” jest dobrą praktyką – sztuką, którą wszyscy powinniśmy opanować w dzisiejszym zabieganym świecie pracy.

Wracając do mojego klienta Jacoba. Wiedział, że spędzi kilka wieczorów tworząc szczegółowe prezentacje w PowerPoincie. Kiedy jednak zaczęliśmy omawiać kolejne kroki, zdał sobie sprawę, że chce spieszyć się z pracą, nie wyjaśniając wcześniej, czego dokładnie się od niego wymaga.

Większość z nas nie jest szczególnie dobra w składaniu próśb. Przełożeni Jakuba nie byli wyjątkiem. Kiedy zapytał ich dokładniej o swoje zadanie, okazało się, że wystarczy mu po prostu istniejący raport. Jednocześnie bardziej szczegółowego, pogłębionego przeglądu wyników za cały rok mógł zaplanować dopiero w styczniu. To, co prawie kosztowało Jacoba nadgodziny, stało się wykonalnym zadaniem, które nie wiązało się z niewielkim stresem.

Niezależnie od tego, jak dobrze zaaranżowałeś swój czas, nadal mogą pojawiać się prośby w ostatniej chwili. Dlatego warto zajrzeć do kalendarza i zaplanować czas na nieprzewidziane zadania. Zadaj sobie pytanie:

• W jakie projekty obecnie inwestuję czas, a które pod koniec roku nie będą już przydatne ani istotne?
• Które spotkania można przełożyć na styczeń, abyśmy mogli zacząć od nowa z większą liczbą uczestników i energią  ?
• Które pozycje na mojej liście rzeczy do zrobienia pozostały niezauważone?

Oczywiście odwoływanie lub przekładanie spotkań nie powinno stać się nawykiem. Jednak zgiełk pod koniec roku wymaga uczciwego sporządzenia bilansu własnych zobowiązań  .