Zarządzanie dokumentacją oraz jej obiegiem jest jednym z kluczowych obszarów funkcjonowania każdej firmy. Współczesne przedsiębiorstwa coraz chętniej sięgają po nowoczesne metody oraz coraz bardziej zaawansowane technologicznie narzędzia informatyczne dla biznesu, których zadaniem jest usprawnienie obiegu dokumentów oraz zapewnienie płynnego, zgodnego z najnowszymi standardami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami rozwijają się dynamicznie, w coraz szybszym tempie, zapewniając swoim użytkownikom coraz lepszą funkcjonalność, elastyczność oraz nowe możliwości.
System zarządzania dokumentami – czym jest i dlaczego warto z niego korzystać?
Pod pojęciem systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) kryje się profesjonalne i wyspecjalizowane narzędzie informatyczne, którego rozbudowana funkcjonalność pozwala na sprawne, efektywne i wydajne organizowanie, digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie wszystkich procesów związanych z firmową dokumentacją. Jego wdrożenie pozwala czerpać szereg korzyści i odkryć sporo nowych możliwości oferowanych przez elektroniczny obieg dokumentów. DMS jest oprogramowaniem stworzonym w celu dostarczenia użytkownikom biznesowym prostego oraz intuicyjnego w obsłudze narzędzia do realizacji zadań związanych z dokumentacją – jej udostępniania, przechowywania, archiwizowania, przetwarzania oraz analizowania.
Wdrożenie wysokiej klasy systemu DMS wiąże się z licznymi korzyściami. System zarządzania dokumentami pozwala zoptymalizować praktycznie wszystkie zadania związane z zarządzaniem firmową dokumentacją oraz zwalnia przedsiębiorstwo z konieczności utrzymywania oraz organizowania pracy fizycznego archiwum. Przechowywanie całokształtu dokumentacji w formie elektronicznej na serwerze firmowym lub w chmurze pozwala pozbyć się z biurek pracowników stosów papieru, zaprowadzić w biurze lepszy porządek oraz skrócić do minimum czas potrzebny na poruszanie się po bieżących i archiwalnych jej zasobach.
To także gwarancja lepszej ochrony wrażliwych, poufnych danych, do których dostęp uzyskują jedynie użytkownicy systemu posiadający uprawnienia oraz solidnego zabezpieczenia dokumentów przed ich przypadkowym zniszczeniem, zgubieniem czy pominięciem. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz obsługującego go systemu DMS może być także pierwszym, znaczącym krokiem ku udanej, cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa oraz szansą na rozwijanie jego działalności w zgodzie z duchem czasu oraz postępem technologicznym.
Nowoczesny system zarządzania dokumentami i jego rozbudowana funkcjonalność
Ogromne zainteresowanie współczesnych firm elektronicznym obiegiem dokumentów sprawiło, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu aktualnie dostępnych jest wiele, zróżnicowanych pod względem funkcjonalności i możliwości, systemów klasy DMS. Najlepsze, aktualnie dostępne w sprzedaży rozwiązania działają w oparciu o nowoczesne i innowacyjne technologie korzystając ze wsparcia takich mechanizmów, jak m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), inteligentne rozpoznawanie tekstu (OCR), podpis cyfrowy oraz wiele innych rozwiązań i technologii, które znacząco wzbogacają ich funkcjonalność oraz zapewniają optymalne dopasowanie do potrzeb użytkowników biznesowych i specyfiki działania danego przedsiębiorstwa.
System zarządzania dokumentami staje się coraz popularniejszy nie tylko ze względu na jego funkcjonalność, ale także idee przyświecające jego wdrożeniu. Przejście z papierowej dokumentacji i tradycyjnego modelu zarządzania jej obiegiem na jego elektroniczny odpowiednik nabiera bowiem także istotnego wymiaru środowiskowego oraz wizerunkowego. Firmy, które dążą do ograniczenia zużycia papieru, materiałów eksploatacyjnych do drukowania, energii elektrycznej oraz wyeliminowania z biurek stosów papierowej dokumentacji, mają szansę na skuteczne promowanie niezwykle pożądanego i docenianego przez współczesnych klientów, pracowników oraz partnerów biznesowych wizerunku proekologicznego i oszczędnego przedsiębiorstwa.
Nowoczesne i innowacyjne platformy low-code w obszarze zarządzania dokumentacją
Wśród systemów zarządzania dokumentami szczególne miejsce zajmują innowacyjne platformy low-code, które oferują nie tylko kluczowe funkcje systemu DMS, ale także pozwalają na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowych oraz tworzenie idealnie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa tzw. aplikacji biznesowych, zdolnych do obsłużenia praktycznie każdego scenariusza biznesowego – bez kodowania lub z wykorzystaniem jego elementów tylko tam, gdzie jest to bardziej uzasadnione technologicznie lub ekonomicznie (np. w przypadku bardziej skomplikowanych scenariuszy biznesowych lub zaawansowanych integracji z innymi systemami, co w szczególności docenią duże firmy i korporacje). Platformy niskokodowe to rozwiązania bardzo proste i intuicyjne w obsłudze, których kompleksowa obsługa nie wymaga znajomości języków programowania ani umiejętności kodowania, nie uzależniając firmy od konkretnych zespołów deweloperskich.
Za pomocą platform low-code możliwe jest tworzenie w przyjaznym interfejsie graficznym, metodą drag&drop, w pełni scustomizowanych, perfekcyjnie dostosowanych do aktualnych potrzeb i scenariuszy biznesowych, a przy tym ustandaryzowanych, tzw. aplikacji biznesowych – ich budowanie można porównać do układania klocków Lego. Oprócz tego, najlepsze dostępne na rynku platformy niskokodowe posiadają także unikalną i niezwykle przydatną w środowisku biznesowym funkcjonalność – pozwalają na sprawne zarządzanie zmianą w czasie rzeczywistym z natychmiastowym rezultatem, co pozwala na dostosowywanie już istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb firmy, bez ryzyka naruszenia integralności działających procesów oraz zaburzenia pracy już wdrożonych aplikacji biznesowych.
Partnerem artykułu jest WEBCON oferujący systemy zarządzania dokumentami: https://webcon.com/pl/resources/systemy-zarzadzania-dokumentami-dms-vs-systemy-zarzadzania-procesami-biznesowymi-bpms/.
