Migracja do SAP Cloud ERP potrafi ujawnić problemy, których firma nie widziała przez dekadę. Duplikaty kontrahentów, błędne dane finansowe, stare struktury materiałowe i procesy rozwijane „na skróty” często wychodzą na jaw dopiero podczas wdrożenia SAP S/4HANA Cloud. Gartner wskazuje, że słaba jakość danych odpowiada za znaczną część opóźnień projektów ERP. Zazwyczaj oznacza to jedno: sukces migracji zaczyna się dużo wcześniej niż pierwszy import danych.
Dlaczego migracja do SAP Cloud ERP wygląda inaczej?
Migracja do SAP Cloud ERP nie przypomina zwykłego przeniesienia starego systemu do nowego środowiska. SAP S/4HANA Cloud wymusza większą standaryzację procesów oraz ograniczenie nadmiarowych customizacji.
Dla wielu organizacji to zderzenie z rzeczywistością. Procesy rozwijane przez lata nagle przestają pasować do nowego modelu ERP.
SAP rozwija podejście „clean core”. Chodzi o uproszczenie architektury systemu oraz ograniczenie zależności od niestandardowego kodu. SAPinsider podaje, że firmy korzystające z tego modelu szybciej wdrażają aktualizacje i ograniczają koszty utrzymania ERP.
Migracja do chmury oznacza zazwyczaj:
- uporządkowanie danych,
- redukcję duplikatów,
- zmianę części procesów,
- przebudowę integracji.
Firmy planujące migrację często zaczynają od analizy ograniczeń środowiska cloudowego, możliwości automatyzacji procesów oraz zakresu dostępnych integracji. Duże znaczenie ma też sposób obsługi aktualizacji i customizacji w SAP S/4HANA Cloud.
Szczegółowy opis platformy oraz modelu działania rozwiązania można sprawdzić tutaj: https://www.supremis.pl/produkt/sap-cloud-erp-s4hana-cloud/
Największe wyzwania migracyjne w SAP Cloud ERP
Problemy pojawiają się zwykle dużo wcześniej niż etap finalnego importu danych. Najwięcej ryzyk kryje się w starych strukturach ERP.
Jakość danych historycznych
Największym problemem bywają dane zbierane przez lata. W projektach migracyjnych regularnie pojawiają się:
- zduplikowani klienci,
- błędne jednostki miary,
- nieaktywne materiały,
- niespójne dane finansowe,
- brakujące powiązania między rekordami.
Starsze ERP często tolerowały takie błędy. SAP S/4HANA Cloud działa według bardziej restrykcyjnego modelu danych. Problemy szybciej wpływają więc na logistykę, raportowanie i księgowość.
Experian podaje, że 91% firm doświadcza problemów związanych ze słabą jakością danych. Dlatego projekty SAP zaczynają się dziś od audytu danych, a nie od pierwszej migracji testowej.
Transformacja danych do modelu SAP S/4HANA
Nowy model danych SAP wymaga przebudowy części struktur wykorzystywanych wcześniej w ERP.
Dużym wyzwaniem pozostaje Universal Journal (ACDOCA), który łączy dane controllingowe i finansowe w jednej strukturze. Organizacje korzystające wcześniej z rozdzielonych modeli FI i CO muszą przygotować dane do nowego sposobu raportowania.
Problemy pojawiają się także przy:
- strukturach materiałowych,
- danych klientów,
- centrach kosztowych,
- danych magazynowych.
SAP podkreśla w dokumentacji SAP Activate, że harmonizacja danych powinna rozpocząć się na początku projektu.
Ograniczenia środowiska cloudowego
Środowisko cloudowe zmienia sposób prowadzenia migracji. Firma nie posiada bezpośredniego dostępu do bazy danych, a część customizacji zostaje ograniczona.
Najczęściej wykorzystywane narzędzia SAP to:
- SAP Migration Cockpit,
- SAP Data Services,
- SAP Advanced Data Migration.
Starsze integracje często wymagają przebudowy. Dotyczy to szczególnie organizacji korzystających wcześniej z mocno rozwiniętych środowisk ERP.
Które dane migrować?
To pytanie regularnie pojawia się podczas warsztatów projektowych.
Firmy próbują czasem migrować:
- stare zamówienia,
- zamknięte projekty,
- archiwalne dane magazynowe,
- nieaktywne materiały.
To wydłuża projekt i zwiększa ryzyko błędów. McKinsey wskazuje, że ograniczenie zakresu migracji do danych potrzebnych biznesowo zmniejsza liczbę problemów po uruchomieniu systemu.
Dobre praktyki migracji SAP Cloud ERP
Dobrze przygotowana migracja ogranicza ryzyko opóźnień oraz kosztownych poprawek po Go-Live.
Faza 1: Analiza i przygotowanie
Najlepsze projekty SAP rozpoczynają się od warsztatów biznesowych. Na początku organizacja powinna:
- określić zakres migracji,
- przygotować politykę archiwizacji,
- ustalić zasady walidacji,
- przypisać właścicieli danych.
To moment, w którym pojawia się większość problemów ukrywanych wcześniej przez stare ERP.
Faza 2: Czyszczenie danych
Porządkowanie danych powinno rozpocząć się jeszcze przed pierwszym testowym importem. Najczęstsze działania obejmują:
- deduplikację rekordów,
- standaryzację nazw,
- walidację numerów VAT,
- usuwanie nieaktywnych danych.
Faza 3: Dry Run i testy
Testowe migracje pozwalają sprawdzić zachowanie danych w nowym środowisku SAP. Na tym etapie testowane są:
- procesy biznesowe,
- raportowanie,
- integralność danych,
- wydajność systemu.
Deloitte podaje, że organizacje wykonujące kilka pełnych dry runów rzadziej doświadczają problemów po Go-Live.
Faza 4: Go-Live
Finalna migracja wymaga dokładnego scenariusza działania oraz planu awaryjnego. Plan obejmuje zazwyczaj:
- zamrożenie danych,
- eksport końcowy,
- walidację migracji,
- smoke testy,
- monitoring hypercare.
Największe ryzyko pojawia się w pierwszych dniach działania systemu produkcyjnego.
Podsumowanie
Migracja do SAP S/4HANA Cloud rzadko okazuje się wyłącznie projektem technologicznym. Największe problemy zwykle kryją się w danych, procesach i starych przyzwyczajeniach organizacji. Firmy, które rozpoczynają porządkowanie danych odpowiednio wcześnie, znacznie rzadziej mierzą się z kosztownymi poprawkami po Go-Live. Dobrze przygotowana migracja skraca czas wdrożenia, ogranicza ryzyko błędów i pozwala szybciej wykorzystać możliwości środowiska cloudowego SAP.
Źródła:
- Gartner — „Data Quality: Best Practices for Accurate Insights” https://www.gartner.com/en/data-analytics/topics/data-quality
- SAP Learning — „Planning Your Implementation with SAP Activate” https://learning.sap.com/courses/cloud-onboarding-for-sap-ibp/planning-your-implementation-with-sap-activate-1
