Autor: Wojciech Kieszkowski, Doradca podatkowy, wspólniki partner w SOLVEO Advisory. Specjalizuje się w podatkach pośrednich, w szczególności związanych z rozliczeniami transakcji międzynarodowych różnego rodzaju. Wykładowca na studiach podyplomowych „Podatek od Towarów i Usług (VAT) – Zaawansowana Praktyka”.
Wystawienie faktury to często końcowy etap procesu sprzedaży towaru czy usługi. Dla przedsiębiorcy jest to zwykle sygnał, że zbliża się zapłata ceny, dla księgowego zaś o konieczności zapłaty podatku. Z kolei otrzymując fakturę, trzeba ją opłacić, ale jednocześnie można odliczyć podatek naliczony. Aby jednak wszystkie te funkcje mogły zostać prawidłowo zrealizowane, faktura musi być wystawiona poprawnie, terminowo i z właściwymi danymi.
Fakturę można porównać do morfologii – odzwierciedla w sobie wszystkie dobre i patologiczne procesy dziejące się w organizmie danej firmy. Przykład? Jeśli przedsiębiorca nie wystawia faktur terminowo, narusza przepisy ustawy o VAT i naraża się na odpowiedzialność KKS. Sprawy nie ułatwia na pewno nadchodzący obowiązkowy KSEF.
Terminowość w praktyce
Przedsiębiorcy co do zasady lubią wystawiać faktury. Niemniej, zwłaszcza w dużych organizacjach bywa to problematyczne. Także jeśli chodzi o terminowość działania. Co do zasady, faktura powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. W praktyce, terminy te często nie są dochowywane.
Wyobraźmy sobie dużą firmę doradczą, która wykonała usługę 30 czerwca 2026 r. Nie wystawiła jednak faktury do 15 lipca, gdyż oczekiwano na potwierdzenie i akceptację ostatecznego wymiaru godzin przez klienta. To nastąpiło 1 sierpnia 2026 r. Podatnik był w stanie wystawić fakturę dopiero 2 sierpnia 2026 r., ale w takim wypadku narażałby się na fakturowanie z opóźnieniem. Nic prostszego, pracownik działu sprzedaży po prostu „antydatuje” fakturę, wskazując datę jej wystawienia na 15 lipca właśnie, niezależnie od tego, że wysyłka takiej faktury ma miejsce później.
Co w takiej sytuacji? Gdyby organ podatkowy zdecydował się zweryfikować poprawność faktur, mógłby ustalić, że dokument nie został wystawiony 15 lipca, lecz trzy dni później. To naruszenie art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji istnieje ryzyko odpowiedzialności KKS. Oczywiście, ustalenie takiego naruszenia dziś wcale nie jest takie proste, bo organy podatkowe nie mają bezpośredniego wglądu do faktur wystawianych przez podatników w czasie rzeczywistym. To się jednak zmieni od 1 lutego 2026 r. Wówczas, wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSEF, faktury będą w zasadzie na bieżąco dostępne także dla fiskusa. A co już organ podatkowy zrobi z tym faktem, możemy tylko antycypować. Na pewno jednak każdy błąd czy odstępstwo od zasad mogą być zauważone.
Presja na wynik kwartalny
Inny przykład: wyobraźmy sobie, że zbliża się koniec trzeciego kwartału 2026 r. Kierownik działu sprzedaży dużej hurtowni spożywczej bardzo chce osiągnąć dobry wynik zespołowy, naciska więc na księgowość, aby wystawiła z dniem 30 września 2026 r. fakturę na dostawę dużej partii napojów gazowanych do sieci dyskontowej.
Formalnie do sprzedaży jeszcze nie doszło, a fakturę można wystawić najwcześniej 60 dni przed dostawą. Wystawienie jej „na wynik” byłoby więc przedwczesne.
Obowiązkowy KSEF zmieni układ sił w takich właśnie przypadkach. Zasadniczo bowiem, datą wystawienia faktury będzie data wysyłki do KSEF. To obiektywne zdarzenie, z którym nie będzie można polemizować. Niemożliwa będzie także „podmiana” daty wystawienia faktury, skoro zasadniczo decydować będzie wysłanie dokumentu do systemu, nad którym pieczę sprawują organy podatkowe.
Dyscyplina i nowe zasady gry
Nowe reguły KSEF zdyscyplinują przedsiębiorców w zakresie fakturowania – zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalnym. I słusznie, bo poprawność fakturowania to nie tylko kwestia merytoryczna. Ale także formalna i proceduralna. Czy jednak oznacza to definitywny koniec elastyczności przy wystawianiu faktur? Niekoniecznie. Ustawodawca przewidział pewne wyjątki (np. w ramach systemu offline24), dlatego sprawa nie jest całkowicie przesądzona.
Wiedza praktyczna – przewaga konkurencyjna
Dlatego właśnie przygotowanie do KSEF wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale i umiejętności rozwiązywania realnych problemów biznesowych. Takie podejście stosujemy na studiach podyplomowych „Podatek od Towarów i Usług (VAT) – Zaawansowana Praktyka”, realizowanych w Łazarski Executive Education, na które rekrutacja trwa do 30 września. Ogólne pojęcia i elementy konstrukcyjne systemu VAT (takie jak sposób dokumentowania czynności opodatkowanych) omawiane są przez pryzmat praktycznych wyzwań przedsiębiorców i działów księgowych – z wykorzystaniem doświadczeń doradczych wykładowców i z uwzględnieniem najnowszych trendów.
