Pani Braun, jak rozpoznać słabą komunikację w firmie?
MARIE-THERES BRAUN: Po złym nastroju w firmie. Często dzieje się tak dlatego, że problemy nie są rozwiązywane. Niektórzy ludzie są niechętni do konfliktów i milczą, gdy są nieszczęśliwi. Lub brakuje zaufania, aby poinformować kierownictwo. Potem problem się tli powoli….
Jakie są korzyści z dobrej komunikacji w miejscu pracy?
Komunikacja jest czynnikiem ekonomicznym. Jeśli zabierzesz ze sobą pracowników i przekonasz ich, dobrowolnie będą wspierać cele firmy. Są bardziej zmotywowani, osiągają lepsze wyniki i wspierają firmę i jej pracę.
Jeśli managerowie kierują swoimi pracownikamina siłęFmene, a nie na równych zasadach – być może z powodu presji czasu, stresu lub braku wiedzy, jak mogliby to zrobić lepiej – wpływa to na nastrój, motywację i wydajność pracowników. Dlaczego miałby zachowywać się inaczej lub lepiej niż manager? Dobrze dla zespołu, jeśli każdy może porozmawiać o wszystkim i powiedzieć, czego potrzebuje do swojej pracy. Firma powinna być przestrzenią wolną od strachu. Jeśli w firmie nie ma pozytywnej kultury rozmowy, zapanuje napięcie i strach, że powie się coś niewłaściwego.
Który trik konwersacyjny poprawia nastrój podczas napiętych spotkań?
Zareaguj na dziwny nastrój, na przykład poprzez „etykietowanie emocjonalne”. Jest to technika rozmowy opartej na współpracy, w której zwracam się do emocji, które unoszą się w powietrzu, takich jak wątpliwości: „Widzę, że masz teraz wątpliwości? Co cię dręczy?” Kiedy kogoś pyta się o emocje, zwiększa się prawdopodobieństwo, że odpowie szczerze. Ludzie źle kłamią na temat własnych emocji.
A co jeśli to nie pomoże?
Alternatywnie, prokalepsja może pomóc w przewidywaniu myśli i zastrzeżeń. Być może przed spotkaniem słyszałeś obawy dotyczące swojego projektu. Następnie porusz tę kwestię bezpośrednio na początku spotkania, na przykład: „Nasze podejście do tego projektu jest dla wielu osób trudne i stresujące. Pytanie tylko, czy włożony wysiłek w końcu się opłaci. Właśnie o tym powinien być dzisiejszy dzień.” Dzięki temu obecni poczują się zrozumiani. Nie musisz już myśleć „tak, ale”, ponieważ kontrargumenty zostały już wyrażone. W ten sposób będą znacznie bardziej otwarci i lepiej wysłuchają Twoich obaw.
Jaką radę dałabyś pracownikom, którzy chcą otrzymać podwyżkę od swojego szefa lub lidera zespołu lub samochód służbowy?
Pracownicy powinni dobrze przygotować się do takich rozmów. Nie powinieneś jednak po prostu zastanawiać się, dlaczego Twoje żądanie jest uzasadnione, na przykład znakomitą pracą – są to argumenty odnoszące się do samego siebie. Lepiej zastanowić się, co jest ważne dla osoby odpowiedzialnej i jaka jest jej zaleta. Weźmy jako przykład chęć posiadania samochodu służbowego. Z pewnością dobrze poradziłeś sobie ze swoim ostatnim projektem i zasłużyłeś na samochód. Ale szef częściej słyszy takie argumenty. Jeśli jednak szef przywiązuje dużą wagę do wizerunku firmy, można powiedzieć, że samochód służbowy jest bardziej reprezentatywny niż Twój stary zardzewiały samochód. Przekonujesz ludzi, stawiając żądania, które odzwierciedlają wartości i cele drugiej osoby.
W biurze jest wiele tematów, które również budzą emocje, jak np. wegańskie jedzenie w stołówce, wyniki wyborów czy kwota kobiet. Co mam zrobić, jeśli pokłóciłem się ze współpracownikami, ale muszę z nimi kontynuować współpracę?
Przede wszystkim musimy zdać sobie sprawę, że nigdy nie jesteśmy w stanie zgodzić się wszyscy we wszystkim i zawsze przekonać wszystkich do swojego punktu widzenia. Nawet jeśli ktoś widzi coś zupełnie inaczej, samo to nie powinno być powodem do zerwania kontaktu. Bo co się stanie, jeśli otoczymy się tylko ludźmi o podobnych poglądach? Wtedy całkowicie tracimy umiejętność konwersacji i zdolność do krytykowania. Jeśli Ty i Twój kolega macie odmienne poglądy na jakiś temat, być może istnieją inne tematy lub inny poziom, na którym dobrze się dogadujecie. Podkreśl podobieństwa, które łączą. I pomijasz teren krytyczny.
I jak złagodzić eskalację, gdy jestem w środku takiej dyskusji?
Odpowiednią metodą jest rozmowa typu „dotknij, obróć”, w skrócie TTT. Dowiedz się, jaką wartość reprezentuje druga osoba. Na przykład ci, którzy wypowiadają się przeciwko płci, zwykle żądają więcej pragmatyzmu i nie zawsze chcą chodzić po surowych jajkach. Rozpoznaj tę wartość – to jest dotyk, punkt kontaktu. Jeśli zgodzisz się, że czasami potrzebny jest pewien pragmatyzm, znajdziesz wspólną płaszczyznę porozumienia. Wtedy możesz zająć się swoją koleją, czyli przekierować i powiedzieć, dlaczego z Twojego punktu widzenia czasami warto pomyśleć o języku. A potem przychodzi rozmowa, rozmowa, na którą osoba, z którą rozmawiasz, będzie teraz znacznie bardziej otwarta. Osoba, z którą rozmawiasz, zazwyczaj nie chce dać się przekonać, a nawet zmienić swój punkt widzenia. Prawicowcy chcą mieć rację, więc najpierw się z nimi zgadzamy.
Czy techniki konwersacji opartej na współpracy można stosować także w korespondencji?
Tak, techniki konwersacji opartej na współpracy są jeszcze ważniejsze w pisaniu i powinny być stosowane intensywniej. Ostatecznie brakuje głosu i mowy ciała, a odbiorca przekazu wypełnia tę próżnię własną, zazwyczaj negatywną, interpretacją. Pierwszym krokiem byłoby założenie, że nadawca ma pozytywne intencje. Zawsze powtarzam, że odrobina naiwności w komunikacji nie zaszkodzi: Może osoba po drugiej stronie ekranu po prostu eksplodowała, ale ja tylko zakładam coś pozytywnego. I odwrotnie, kiedy sam coś piszę, powinienem zastanowić się, jaka jest najbardziej negatywna insynuacja, jaką może zrobić druga osoba, i odpowiednio zmienić dobór słów.
Czy jest jedna rzecz, której zdecydowanie nie powinieneś robić w rozmowach zawodowych?
Są dwie rzeczy, ponieważ istnieją dwie skrajności w komunikacji, które są sobie przeciwstawne: niechęć do konfliktu i bycie zbyt konfrontacyjnym. Pomiędzy nimi jest przestrzeń, z której niestety korzystamy zdecydowanie zbyt rzadko. Techniki konwersacji opartej na współpracy pomagają wypełnić tę przestrzeń.
