Pandemia zaskoczyła biznes i sprawiła, że wiele firm stanęło w obliczu poważnego kryzysu, a nawet widma bankructwa. Sytuacja kryzysowa wymaga szybkich, odważnych i mądrych decyzji, opartych o solidną, popartą doświadczeniem wiedzę. Przedsiębiorcy stają więc przed dylematem: czy tnąc koszty radzić sobie własnymi siłami, czy też zainwestować w eksperckie wsparcie z zewnątrz – co w ostatecznym rozrachunku może okazać się bardziej opłacalne?
– Wydawać by się mogło, że w czasie kryzysu, gdy firma walczy o przetrwanie, najgospodarniej jest wykonać wszystko własnymi siłami. W skrajnych sytuacjach, a z takimi mamy obecnie do czynienia, do głosu dochodzą bardzo silne emocje, które zaburzają jasność widzenia i opóźniają, a wręcz uniemożliwiają sprawne podejmowanie mądrych, choć często trudnych i bolesnych dla organizacji decyzji. Zaniechanie lub błędna decyzja, podjęta pod wpływem emocji, może doprowadzić przedsiębiorstwo do strat, które wielokrotnie przewyższą wynagrodzenie zewnętrznego eksperta – mówi Igor Gielniak, doradca w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów specjalizujący się w zarządzaniu kryzysowym w firmach (turnaround management).
Po jakich ekspertów warto więc sięgnąć w sytuacji, w której mamy do czynienia z tak ogromną skalą, wielowątkowych problemów, jakie sprowadziła na firmy pandemia i związane z nią ograniczenia?
Po pierwsze – zabezpieczenie finansów
Brak wiedzy o dacie zakończenia pandemii i terminie powrotu do kontynuowania działalności, wymusza przyjęcie założenia, że celem zarzadzania w tym czasie jest maksymalne wydłużenie życia firmy. Aby to osiągnąć, konieczne jest posiadanie lub dopływ środków pieniężnych, które pozwalają na regulowanie zobowiązań i tym samym utrzymanie zasobów niezbędnych do kontynuowania w przyszłości działalności. Dlatego najważniejszym obszarem wymagającym natychmiastowych działań jest utrzymanie lub podtrzymywanie płynności finansowej w jak najdłuższym okresie. Kwestie związane z rentownością, zyskiem, efektywnością schodzą na ostatni plan.
– W okresie pandemii posiadanie gotówki i zabezpieczenie wpływów dla firmy jest jak posiadanie respiratora dla zakażonego wirusem. Może nie będzie potrzebny, ale jeśli stan pacjenta się pogorszy, bez niego nie przeżyje. Zarządzający finansami muszą realnie ocenić sytuację firmy w kontekście jej miejsca w otoczeniu. Należy dokonać przeglądu oferty produktowej i możliwości jej dostosowania do całkowicie przedefiniowanych potrzeb rynku. Konieczny jest przegląd posiadanych zasobów, zdolności produkcyjnej, możliwości szybkiego przezbrojenia produkcji i oferty. Trzeba ocenić sytuację klientów pod względem zdolności do realizowania zakupów i spłacania należności, poznać kondycję finansową dostawców, podwykonawców – między innymi pod względem możliwości wydłużania terminów zapłaty – mówi Lucjan Śledź, doradca w dziedzinie finansów w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.
W wielu firmach trzeba będzie podjąć bardzo trudne decyzje w odniesieniu do redukcji kosztów i w konsekwencji wydatków. Konieczne będzie wynegocjowanie z pracownikami obniżenia wynagrodzeń, renegocjowanie umów najmu, leasingu i innych o podobnym stałym charakterze oraz podjęcie rozmów z bankami w sprawie rolowania kredytów, wynegocjowania większych limitów kredytów obrotowych.
– Ważne jest również analizowanie możliwości wykorzystania „tarcz” oferowanych przez rząd. Trzeba jednak uwzględnić pełne, wielomiesięczne konsekwencje skorzystania z tych propozycji – podkreśla Lucjan Śledź z GFKM.
Tnąc koszty trzeba też uważać, by „nie wylać dziecka z kąpielą” i nie doprowadzić do uniemożliwienia prowadzenia działalności czy jej późniejszego wznowienia.
– W pierwszej kolejności obniżamy lub eliminujemy koszty działań, które nie mają charakteru krytycznego dla kontynuowania lub wznowienia działalności. Utrzymujemy wyłącznie te zasoby –lokale, maszyny i urządzenia, pracowników – na kanwie których da się odbudować działalność. Prawdopodobnie w nowej strukturze, dopasowanej do nowych warunków, które zastaniemy po zakończeniu pandemii. Tym samym na pandemię i jej odziaływanie można, a nawet należy spojrzeć pod kątem możliwości wprowadzania zmian – choćby organizacyjnych. Na przykład zwiększenie liczby pracowników pracujących zdalnie wpłynie w przyszłości na obniżenie kosztów utrzyma biur – mówi Lucjan Śledź z GFKM.
Po drugie – w zgodzie z literą prawa
W sytuacji kryzysowej, która z natury rzeczy wymaga konieczności podejmowania niestandardowych działań, doświadczony prawnik w firmie jest na wagę złota. Podejmowanie odpowiednich, zgodnych z prawem sposobów ochrony miejsc pracy, w tym przygotowywanie dokumentów porozumień zmieniających warunki pracy i płacy oraz redukcje zatrudnienia, rezygnacja z niektórych usług, zawieranie nowych, dobrze zabezpieczonych umów, związane z zatorami płatniczymi negocjacje, cesje wierzytelności – to tylko kilka przykładów spraw i problemów, w których praktyczna wiedza i doświadczenie prawnika są kluczowe, by nie narazić się na spory sądowe.
– Szukając wsparcia prawnika trzeba zwrócić uwagę na to, by był to ekspert w określonej dziedzinie. Ktoś, kto jest świetnym prawnikiem, ale specjalizuje się w prawie rodzinnym, nie poradzi sobie ze skomplikowanymi na co dzień, a teraz jeszcze na bieżąco zmienianymi regulacjami w zakresie obrotu gospodarczego czy zarządzania. Ostrzegawcze światło powinno się nam zapalić również w sytuacji, gdy prawnik jako jedyne rozwiązanie proponuje pozew do sądu i nie stara się szukać innych opcji. Sądy działają obecnie w trybie awaryjnym, nie odbywają się rozprawy, powstanie ogromny nawis starych spraw – terminy będą bardzo długie, a czas zakończenia postępowań ulegnie dalszemu wydłużeniu. Na końcu tej drogi być może spotkamy się już tylko z niewypłacalnością dłużnika, a przecież nie o to chodzi w ratowaniu naszego biznesu – mówi Rafał Ziakowski, Partner Kancelarii Szabunio-Ziarkowski Adwokaci i Radcowie Prawni, doradca i wykładowca w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.
W skomplikowanej gospodarczej rzeczywistości, jeszcze przed kryzysem wywołanym pandemią, przedsiębiorcy i urzędy ginęli w lawinie przepisów, towarzyszących im luk i interpretacji, oraz zwyczajnie złych rozwiązań. W obecnej, skrajnie trudnej sytuacji wiedza doświadczonych ekspertów, wspierających biznes, jest na wagę być albo nie być firmy.
