Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, każda firma musi wdrożyć procedury, pozwalające na dobre zarządzanie dokumentami. W dobie nowoczesnych technologii nie ma już miejsca na tradycyjny obieg dokumentów. Zamiast tego warto pomyśleć o dobrym oprogramowaniu pozwalającym na zarządzanie dokumentacją w wersji elektronicznej.
Firmy, które zrezygnowały z prowadzenia dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej, podkreślają wiele zalet tego rozwiązania. Ważne jest nie jednak nie tylko przechowywanie, ale również odpowiednie zarządzanie, a w tym z kolei pomoże DMS. Zastanówmy się więc, czym właściwie jest i dlaczego warto się nim zainteresować?
Czym jest DMS?
DMS pochodzi od angielskiego zwrotu Document Management System, co przetłumaczymy jako zarządzanie dokumentami. Wdrożenie systemu DMS ma pomóc w gromadzeniu, udostępnianiu i wyszukiwaniu wszystkich dokumentów. Dotyczy to zarówno wewnętrznej dokumentacji firmowej, jak i przychodzącej. Do systemu mogą trafić dokumenty z dysku, z poczty elektronicznej, z faksu albo firmowego skanera .
Systemy DMS posiadają mnóstwo przydatnych funkcji, przez co w dokumentacji jest porządek. Przykładowo, możemy ustawić różne filtry, dzięki czemu wyszukiwanie jest bardzo proste. Z reguły dokumenty przechowywane w systemach DMS mają strukturę drzewiastą. Posiadają swoją metrykę z informacjami na ich temat. Poszczególne dokumenty możemy łączyć w komplety. Praca z dokumentami jest płynna, a wszyscy uprawnieni użytkownicy mogą wprowadzać zmiany na danym pliku w tym samym czasie. To bardzo istotna funkcja, która znacząco usprawni komunikację między działami firmy. Korzystać z tego mogą na przykład: dział księgowy, dział sprzedaży, dział logistyczny, czy magazyn.
Największe zalety
Pierwszą korzyścią jest oszczędność czasu, ponieważ pliki automatycznie zapisują się w określonym miejscu. Do tego każdy dokument znajdziemy szybciej, niż gdybyśmy mieli szukać go w wersji papierowej. Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, do którego dostęp mają wszyscy uprawnieni pracownicy. Dokumenty są gromadzone i archiwizowane w wersji elektronicznej, dzięki czemu oszczędza się mnóstwo miejsca. Pozostałe zalety to m.in. obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów i lepsza ochrona danych. Wprowadzając dokumenty do systemu DMS można je chronić przed zgubieniem albo zniszczeniem.
Wymienione korzyści pomagają w zwiększeniu wydajności pracy w poszczególnych działach. Pracownik od razu może skorzystać z dokumentu, jakiego potrzebuje. Przekłada się do na lepszą komunikację, oraz na wyższy komfort pracy. DMS może być zintegrowany z innym oprogramowaniem, co również wpływa na jakość pracy. Jeżeli będzie się z nim łączyć system CRM, stanie się cennym źródłem wiedzy dla handlowców i pracowników działu sprzedaży podczas rozmowy z klientem. Handlowiec może na przykład zweryfikować, czy poprzednie faktury zostały już opłacone.
