To, co jednego drażni, innemu może wydać się zupełnie obojętne. Zebraliśmy więc jedynie przykładowe zachowania i elementy korespondencji służbowej, które mogą irytować, drażnić, zniechęcać, sprawiać kłopot i utrudniać komunikację. Co dodalibyście jeszcze do tej listy?
1.Treść jak makaron
E-mail, który ciągnie się jak makaron. Typowe lanie wody. Przegadana, zbyt długa wiadomość. Na dodatek mało czytelna i nieestetyczna, co przejawia się np. brakiem odstępów między wierszami oraz ignorowaniem znaków przestankowych, polskich liter i zasad ortografii. Aby usprawnić komunikację, warto pisać konkretnie i na temat. Zaczynamy wiadomość od kluczowych informacji. W przeciwnym razie nasz odbiorca w pośpiechu przeskanuje wzrokiem tekst i niekoniecznie dostrzeże to, co dla nas jest najważniejsze. Jeśli chcemy uzyskać konkretną odpowiedź, stosujmy pytania zamknięte, a nie owijajmy w bawełnę. Stosujmy wypunktowania, pogrubienia, akapity.
2. „Zaszyfrowany” tekst
Krótka wiadomość? W porządku, ale tak, aby odbiorca wiedział, o co chodzi. Tymczasem niektóre maile wyglądają jakby były zaszyfrowane. Nasycenie skrótami, luźno rzuconymi hasłami i chaotycznymi myślamisprawia, że treść staje się niezrozumiała.
3. Pomijanie „tematu”
Warto uzupełniać „temat” wiadomości, gdyż ułatwia to późniejsze odszukanie e-maila w skrzynce. Ważne też, aby treść tematu była…na temat, a więc zgodna z pozostałą treścią wiadomości. Jeśli jest to fragment długiej korespondencji, która w międzyczasie zmieniła temat, zmieńmy „RE:RE:RE:RE:RE Pilna awaria – problem do rozwiązania w poniedziałek” na „Dalsze kroki stabilizujące system” – szczególnie jeśli mamy kolejny piątek, a awaria dawno poszła w niepamięć.
4. Tryb rozkazujący i nierealny deadline
„Dzisiaj do końca dnia, ASAP!!!!!” – po przeczytaniu takiej wiadomości wielu pracownikom potrafi skoczyć ciśnienie, bez względu na to, czy mail pochodzi od szefa, czy współpracownika. Zwłaszcza, jeśli wiadomo, że narzucony termin jest nierealny i dokończenie zadania w tak krótkim czasie graniczy z cudem.
5. Pomijanie zwrotów powitalnych
– Powitalne zwroty możemy pominąć jedynie w sytuacji, kiedy tego samego dnia wymieniamy kilka wiadomości z daną osobą i wymiana ta przyjmuje charakter rozmowy – radzi Dorota Szcześniak-Kosiorek, trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting. W oficjalnej korespondencji stosujemy zwrot: Szanowny Panie. Jeśli jesteśmy z kimś na „ty”, możemy napisać: Cześć i dodać imię lub zacząć od imienia np. Maćku, Aniu.
6. Zbyt wiele uśmieszków
Emotikony sprawdzają się w nieformalnych e-mailach – ze współpracownikami, kolegami i znajomymi z pracy.W takich relacjach możemy sobie pozwolić na więcej luzu i przy pomocy „buźki” szybko i łatwo przekazać emocje. Natomiast w biznesowej, oficjalnej korespondencji, zwłaszcza w pierwszej wiadomości do kogoś nieznajomego, nie powinny znaleźć się uśmieszki, mrugnięcia okiem i inne minki, szczególnie w nadmiarze.
– Mogą zostać odebrane jako brak szacunku i profesjonalizmu oraz zbyt szybkie skracanie dystansu – tłumaczy ekspert DSK Consulting.
7. Nadmiar skrótów
ASAP, BTW, THX – dzięki tego typu skrótom szybciej się komunikujemy. Warto jednak pamiętać, aby stosować je z umiarem i zachować zdrowy rozsądek. Niektóre kwestie wymagają bowiem rozwinięcia i wyjścia poza skróty, a w formalnej korespondencji takie wtrącenia są nie na miejscu.
8. Wersaliki
Pogrubienia, podkreślenia oraz pisanie wielkimi literami – to może być sposób na wyeksponowanie ważnych treści, ale należy uważać, żeby nie przesadzić w drugą stronę. Pisanie wersalikami może być odebrane jako wyraz zdenerwowania czy irytacji.
– „WYSŁAŁEM CI TO WCZORAJ!”. Taka odpowiedź na pytanie, kiedy przyślemy projekt, może zostać odebrana jako podnoszenie głosu i pretensje – podaje przykład Dorota Szcześniak-Kosiorek.
9. Kasowanie pierwszej wiadomości
– Usuwanie pierwotnej treści maila, na który odpowiadamy, sprawia, że odbiorca musi odszukać tę wiadomość. Warto więc zacytować wiadomość albo fragmenty, do których się odnosimy, a powyżej napisać odpowiedź – radzi również Dorota Szcześniak-Kosiorek.
źródło – pracuj.pl
