Artykuł miesiąca: Psychologia strategicznego przywództwa

AktualnościWiadomości

Ryczałt czy wynagrodzenie kosztorysowe – co wybrać?

Reklama

Założyłeś firmę, masz pierwsze zlecenia, rozwijasz działalność, budujesz zespół, projekty są coraz ciekawsze, ale też coraz bardziej złożone, również pod względem formalnym. Klient chciałby zlecić twojej firmie realizację dużego projektu, ale nie potrafi dokładnie określić, jaki będzie zakres prac. Jak ustalić rozliczenie takiego przedsięwzięcia, by zabezpieczyć interes obu stron?

W rozliczeniach projektowych najczęściej spotykamy się z dwoma typami rozliczeń: Fixed Price oraz Time&Material. Zwróćmy jednak uwagę, że w polskim prawie cywilnym nie posługujemy się tymi terminami.

– W miejsce tych pojęć mamy wynagrodzenie ryczałtowe oraz kosztorysowe. Wynagrodzenie ryczałtowe ustalone jest w określonej wysokości i co do zasady nie podlega modyfikacjom. W przypadku rozwiązania kosztorysowego w umowie ustala się tylko zasady kalkulacji końcowego wynagrodzenia. Takie wynagrodzenia ustalane jest po zakończeniu prac lub poszczególnych etapów – wyjaśnia Wojciech Szabunio, radca prawny w kancelarii Szabunio Ziarkowski i Partnerzy, wykładowca Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.

Fixed Price (wynagrodzenie ryczałtowe) to dobrze wszystkim znana umowa, analogiczna do tej, jaką zawieramy, np. kupując produkty w sklepie. Definiujemy przedmiot dostawy (produkt lub usługę) oraz określamy stałą kwotę, która zostanie zapłacona.

– To dobre rozwiązanie, jasno określające obowiązki stron i zabezpieczające zlecającego przed wieloma ryzykami, które mogą wyniknąć w trakcie realizacji projektu. Tego typu rozwiązania to fundament projektów, w których klient potrafi precyzyjnie przedstawić swoje oczekiwania. To „od zawsze” standard w branży budowlanej, przemyśle, np. stoczniowym – mówi Konrad Klepacki, ekspert zarządzania projektami, wykładowca Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.

W umowach Time&Material (T&M, kosztorysowych) podchodzi się do sprawy inaczej. Zamiast określać, ile na końcu wyniesie koszt projektu, umowa definiuje cenę, którą klient zapłaci za zamówioną jednostkę. Jednostką może być czas, np. przepracowana roboczogodzina czy dzień. Może też nią być obiekt, np. dostarczona sztuka lub zrealizowany metr bieżący.

– Zaletą umów T&M, czyli kosztorysowych jest to, że mogą być stosowane nawet wtedy, gdy klient nie wie dokładnie, czego chce. Z takimi nieprecyzyjnie zdefiniowanymi zakresami prac często można się spotkać w projektach programistycznych czy konsultingowych. Podobna sytuacja występuje w przedsięwzięciach innowacyjnych i R&D (badania i rozwój). Również w bardziej tradycyjnych branżach rozliczenia tego typu stosuje się do prac dodatkowych, których po prostu nie da się z góry przewidzieć czy zaplanować – mówi Konrad Klepacki z GFKM.

Ryczałt – drożej, ale bezpieczniej

Choć Fixed Price oznacza stałą ceną, nie znaczy to, że w praktyce nie ma możliwości jej modyfikacji. Może to być jednak trudne. Jeśli zdecydujemy się na rozliczenie ryczałtowe i podczas realizacji projektu pojawi się konieczność wykonania dodatkowych, nieuwzględnionych w umowie prac, jako wykonawca możemy wystąpić do zlecającego o podwyższenie umówionego wynagrodzenia. Często jednak w takich sytuacjach pada argument, że wykonawca powinien przewidzieć wszystkie sytuacje i skoro nie uwzględnił ryzyka pojawienia się dodatkowych elementów, powinien zaakceptować wcześniej wynegocjowane wynagrodzenie.

– Dlatego ważne jest, by kwestie ewentualnych dodatkowych prac i ich wyceny, uregulować w zapisach umowy. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji spornych – podkreśla mecenas Wojciech Szabunio.

Projekty realizowane w oparciu o umowy ryczałtowe mogą być droższe niż te, w których stosujemy wynagrodzenie kosztorysowe. Wynika to głównie z tego, że wykonawca dodaje do oszacowanego kosztu pewną kwotę asekuracyjną – na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych wcześniej prac.

– Patrząc z perspektywy menedżera projektu rozwiązanie Fixed Price korzystne jest przede wszystkim dla zmawiającego. Wszelkie ryzyka podwyższenia kosztów realizacji spoczywają na dostawcy. Dlatego rozliczenia Fixed Price są dominującym rozwiązaniem w dużych projektach, w których klient musi zabezpieczyć znaczne środki finansowe i jest silna motywacja, by nie przekroczyć budżetu – podsumowuje Konrad Klepacki, ekspert zarządzania projektami, wykładowca Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.

Elastyczne, ale pod kontrolą

Rozliczenie T&M jest modelem elastycznym, dającym możliwość bieżącego wdrażania zamian w projekcie. To rozwiązanie ułatwia też start projektu, ponieważ nie wymaga szczegółowego planowania i szczegółowej specyfikacji, która jest doprecyzowywana na kolejnych etapach. Aby rozpocząć, wystarczą ogólne założenia projektu. Przykładem takich projektów są przedsięwzięcia realizowane podejściem zwinnym (Agile, SCRUM).

W projektach opartych o umowy Time&Material trzeba zwrócić szczególną uwagę na bieżące monitorowanie postępów prac i kontrolę nad poszczególnymi etapami procesu. To ważne, ponieważ często w interesie wykonawcy jest realizacja jak największego zakresu prac i klient musi zabezpieczyć swoją pozycję.

– Niewłaściwie wybrany sposób rozliczania może zemścić się na obu stronach umowy. Fixed Price (rozliczenie ryczałtowe) i Time&Material (rozliczenie kosztorysowe) to swego rodzaju końce spektrum możliwości. Warto zastanowić się, czy i w jakim zakresie użyć jednego lub drugiego podejścia w projekcie, by zabezpieczyć interesy obydwu stron – podsumowuje Konrad Klepacki z GFKM.

Reklama
Polecane artykuły
AktualnościWiadomości

Jak rozwijać kompetencje menedżerów w erze cyfrowej transformacji?

AktualnościWiadomości

Mintos wzmacnia zespół w Polsce

AktualnościWiadomości

Po informacji o zniesieniu wiz do USA wzrosło zainteresowanie Polaków lotami za ocean

AktualnościWiadomości

Wyścig ku sztucznej inteligencji – prognozy na 2020 rok

Zapisz się do Newslettera
Bądź na bieżąco i otrzymuj najnowsze artykuły
%d bloggers like this: