Czy wierzysz w to, że jesteś niezbędny i że wszystko, co robisz, jest niezbędne? Czy nadal czujesz, że nie jesteś wystarczająco doceniany? Utknąłeś na swoim obecnym stanowisku i coraz trudniej jest Ci zdecydować, co jest ważniejsze – praca czy dobre samopoczucie? Wtedy możesz sobie poradzić jak Anna, która jest znakomicie zorganizowana i stanowi wzór do naśladowania aby osiągnąć równowagę i sukces. Odpowiadała zawsze na e-maile w ciągu godziny, codziennie przeglądała długą listę rzeczy do zrobienia i była przy każdym z członków swojego zespołu, gdy tylko potrzebowali wsparcia. Niestety aby to osiągnąć Anna pracowała siedem dni w tygodniu. Nigdy nie zrobiła sobie przerwy. Na próżno czekała na awans. W końcu poczuła się tak wypalona, że poważnie rozważała rezygnację.
Czy utknąłeś w pułapce pomocnika?
Czy ta sytuacja brzmi znajomo? Wtedy przyczyną twojego problemu może nie być twoja praca lub twoi współpracownicy. Prawdopodobnie wynika to ze sposobu, w jaki podchodzisz do pracy. Nie każdy projekt lub zadanie, które podejmujesz, wymaga Twojej natychmiastowej uwagi – czasami nie musisz nawet podejmować konkretnych działań. Jest to szczególnie ważne w przypadku tematów przedstawionych przez innych.
Skorzystaj z sześciu prostych pytań, które pomogą Ci zdecydować i zweryfikować, czy naprawdę należy wykonać zadanie z Twojej listy. Przy okazji: te pytania dotyczą również sytuacji, gdy ktoś wyraźnie poprosił Cię o wykonanie za niego zadania.
1. Dlaczego to zadanie musi być wykonane?
Anna ze zdziwieniem stwierdziła, że około jednej czwartej jej obowiązków nie wynika z żadnego ważnego powodu. Nie byli krytyczni dla swojego działu ani nie byli zobowiązani do kontynuowania biznesu. Dlatego na przykład Anna usunęła cotygodniowe spotkanie w celu aktualizacji statusu ze swojego kalendarza i zamiast tego napisała tylko odpowiednie e-maile.
Pytanie, dlaczego pomaga ustalenie priorytetowych zadań. To często pokazuje, że wiele zadań można albo delegować, albo nie wymagają one przetwarzania.
2. Czy to zadanie mieści się w Twoim budżecie czasowym?
Utwórz portfolio dla swojego najcenniejszego zasobu: swojego czasu. Anna podzieliła swoją podstawową działalność na siedem kategorii: kierowanie zespołem, pielęgnowanie relacji z przełożonymi, realizacją pięciu najważniejszych projektów, tworzenie wizji rozwoju biznesu, opieki nad jednym z głównych klientów, wygłaszanie wykładów lub prezentacji na dwóch ważnych corocznych konferencjach i wysyłanie e-maili. Na drugim etapie rozważyła, jaki procent jej budżetu czasowego najlepiej przeznaczyć na różne obszary. Udokumentowała czas faktycznie spędzony w każdym obszarze – i wyznaczyła nowe cele tak, aby pasowały do jej ideału. Anna zdała sobie sprawę, że spędza zbyt dużo czasu na przetwarzaniu e-maili. Ona też się nauczyła jak odrzucić mniej ważne zadania. Przede wszystkim jednak okazało się, że w swojej rzeczywistej pracy powinna wykorzystać dużo więcej możliwości: musiała działać bardziej strategicznie i jasno niż wcześniej i wyznaczyć klarowny kierunek.
Takie budżety czasowe, podzielone na kategorie, mogą pomóc uważniej korzystać z dostępnego czasu i wykonywać naprawdę ważne rzeczy.
3. Jakie konsekwencje miałoby to za cztery tygodnie, gdyby to zadanie nie zostało rozwiązane?
Anna zawsze czuła wielką satysfakcję, kiedy zakończyła projekt i mogła odhaczyć na swojej liście. Posunęło się to tak daleko, że zapisała zadania, które już wykonała na swojej liście zadań, a następnie skreśliła je z przyjemnością. Ale pytanie brzmiało: czy nadal cieszyłaby ją myśl o pomyślnym zakończeniu pracy w ciągu miesiąca? Zdała sobie sprawę, że wiele z tego, co właśnie osiągnęła i osiągnęła, zostanie zapomnianych kilka dni później. Nie tylko od innych, ale także od siebie.
Zanim pośpiesznie podejmiesz się zadania, zastanów się, jaki wpływ będzie miało to zaangażowanie na Ciebie, zaangażowanych interesariuszy i Twoją firmę. W ten sposób unikniesz inwestowania czasu w rzeczy, które wcześniej czy później i tak zostaną uznane za nieistotne.
4. Kto chciałby, aby to zadanie zostało wykonane? I kto jest do tego odpowiednią osobą?
Anna był zawsze pierwszą, która odpowiadał na zapytania e-mailowe. W rzeczywistości ich pracownicy często uważali, że Anna wykonuje za nich swoją pracę i pozbawia ich szansy, by zostali zauważeni przez wyższe kierownictwo. Dlatego zadaj sobie pytanie nie tylko, kto może wykonać określone zadanie, ale także kto jest do tego właściwą osobą. Stwórz poduszkę czasu, delegując projekty. Upewnij się również, że Twoi pracownicy czują się rzeczywiście odpowiedzialni za swoją pracę i przejmij inicjatywę.
5. Jak często przywiązujesz większą wagę do zadania, niż na to zasługuje?
Kolega poprosił Annę, aby rozmawiała ze swoim siostrzeńcem o swojej karierze. Zarezerwowała spotkanie w przepełnionym programie i zostało dwukrotnie przeniesiona. W końcu zrozumiała, że odpowiedzialność za sukces nie spoczywa na niej, ale na siostrzeńcu. I że spotkanie oczywiście nie było dla niego krytyczne pod względem czasowym.
Sprawdź swoje pomysły na temat wymaganego tempa i wagi zadania. Zostaw odpowiedzialność tam, gdzie należy. Skoncentruj się na zadaniach, które są naprawdę pilne i własne. Upewnij się, że robisz to również w życiu prywatnym.
6. Jaka jest historia, którą sobie opowiadasz?
Anna wyobraziła sobie tragiczne konsekwencje, gdyby nie wypełniła wszystkich swoich obowiązków. Zaczęło się od „ludzie pomyślą, że jestem niegrzeczna”, potem „moi szefowie mają już wystarczająco dużo do zrobienia” i „będę wyglądać na kompletnie niekompetentną i słabą”. Wspólnie stworzyliśmy listę faktów kontra SNW (strach, niepewność, wątpliwości), aby porównać największe lęki Anny z rzeczywistością. Jeśli masz wrażenie, że trzymasz się również specyfikacji wymagań, którą sam napisałeś, powinieneś utworzyć listę SNW. Pomaga zmniejszyć obciążenie pracą.
Anna pozbyła się poczucia odpowiedzialności za każdą najmniejszą rzecz. I Ty możesz również odkryć, że są ważniejsze rzeczy do zrobienia – rzeczy, które zwiększą Twój sukces, ale także jakość życia.
