Profesjonalna obsługa klienta, dopasowana do jego potrzeb, to jeden z fundamentów sukcesu każdej firmy. Aby utrzymać wysoki standard komunikacji, nie wystarczą jedynie kompetentni konsultanci – równie ważne jest wsparcie nowoczesnych technologii. Systemy typu Contact Center przyspieszają i automatyzują obsługę, zbierają cenne informacje o preferencjach klientów oraz usprawniają codzienną pracę zespołu. Jeśli planujesz wdrożenie takiego rozwiązania w swojej firmie, w tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, które ułatwią Ci wybór odpowiedniego dostawcy.
Ocena wiarygodności dostawcy systemu Contact Center – na co zwrócić uwagę?
Przy wyborze systemu Contact Center nie należy kierować się wyłącznie związanymi z nim hasłami reklamowymi. Oprogramowanie oczywiście powinno być innowacyjne i dopasowane funkcjonalnością do potrzeb przedsiębiorstwa, jednak równie istotna jest wiarygodność jego dostawcy.
Aby ją ocenić, najlepiej zacząć od sprawdzenia firmy pod kątem jej doświadczenia w branży. Im dłużej istnieje na rynku, tym większa pewność, że jest rzetelna i godna zaufania. Do tego warto zapoznać się z opiniami na temat wybranego dostawcy systemu Contact Center oraz przejrzeć jego portfolio.
Co powinien oferować solidny dostawca systemu Contact Center?
O tym, że dany dostawca będzie solidnym partnerem, świadczy również zakres usług świadczonych w ramach zakupionego oprogramowania. Najważniejsze z nich, które powinny być zawarte w cenie sprzedaży narzędzi IT, to:
- dostęp do profesjonalnego wsparcia technicznego zarówno na etapie wdrażania systemu Contact Center, jak i po zakończeniu tego procesu,
- gwarancja cyklicznych aktualizacji oprogramowania – wdrażanie nowych funkcji oraz przede wszystkim poprawek usuwających ewentualne, pojawiające się błędy i utrzymujących bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie,
- opcja rozbudowy narzędzia IT w każdym momencie – jego dostawca powinien oferować elastyczne podejście do usług, zapewniając możliwość dostosowania funkcjonalności systemu Contact Center do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa (np. poprzez uruchomienie dodatkowych modułów).
Czym powinien charakteryzować się dobry system Contact Center?
Oprócz zweryfikowania wiarygodności dostawcy oprogramowania należy także upewnić się, że oferowane przez niego narzędzie spełnia oczekiwania przedsiębiorcy. Aby tak było, system Contact Center musi być przede wszystkim skalowalny. Najlepiej, jeśli ma modułową budowę – dzięki temu jego funkcjonalność elastycznie dopasowuje się do potrzeb poprzez uruchamianie odpowiednich modułów.
Cecha ta jest istotna również z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa w przyszłości. Wraz z nim może pojawiać się np. potrzeba uruchomienia dodatkowych kanałów komunikacji. System skalowalny jest na to gotowy, dlatego będzie on rozwijać się z firmą.
Przeczytaj więcej: https://pirios.com/blog/co-to-jest-contact-center/
Przy wyborze tego narzędzia IT warto zwrócić uwagę także na jego możliwości. Dobry system Contact Center oferuje m.in.:
- obsługę wielu rodzajów kanałów komunikacji – zarówno telefonicznych, jak i online,
- zaawansowane narzędzia analityczne,
- możliwość integracji ze wszystkimi popularnymi systemami używanymi w przedsiębiorstwach (np. CRM),
- dostęp do chatbotów, voicebotów oraz technologii IVR,
- nowoczesne rozwiązania technologiczne odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych,
- liczne funkcje automatyzujące podstawowe procesy związane z obsługą klientów.
Najczęstsze błędy przy wyborze systemu Contact Center – czego unikać
Decydując się na wdrożenie systemu Contact Center, warto mieć świadomość błędów, które często popełniają przedsiębiorcy. Unikając ich, zwiększasz szansę na udaną inwestycję i długoterminowe korzyści dla swojej firmy. Oto najczęstsze z nich:
Wybór systemu bez konsultacji z zespołem obsługi klienta
To właśnie konsultanci najlepiej wiedzą, czego potrzebują, aby pracować sprawniej. Ich opinia pozwoli uniknąć zakupu rozwiązania, które w praktyce będzie mało użyteczne.
Skupianie się wyłącznie na cenie
Tanie rozwiązanie może być kuszące, jednak często nie spełnia wszystkich wymagań jakościowych, przez co generuje dodatkowe koszty w przyszłości (np. brak aktualizacji, kosztowne rozszerzenia).
K omentarz eksperta
„Wybierając system Contact Center, warto myśleć nie tylko o bieżących potrzebach, ale też o tym, jak będzie się sprawdzał za kilka lat.
Firmy często skupiają się na funkcjach i cenie, pomijając możliwość rozwoju i dostosowania systemu do przyszłych zmian.
Zanim podejmiesz decyzję, zapytaj dostawcę, jak często aktualizuje oprogramowanie, czy umożliwia integrację z nowymi narzędziami i jak wygląda migracja danych w razie zmiany systemu. Jeśli te kwestie są niejasne, istnieje ryzyko, że za kilka lat konieczna będzie kosztowna wymiana rozwiązania.”
Dawid Kędzia, Dyrektor Sprzedaży Pirios
Brak uwagi na możliwości integracji
System Contact Center powinien łatwo integrować się z narzędziami, które już posiadasz w firmie. Brak integracji spowoduje chaos organizacyjny i dodatkowe komplikacje.
Ignorowanie skalowalności rozwiązania
To, co wystarczy teraz, może okazać się niewystarczające za rok lub dwa. Wybierz rozwiązanie, które łatwo dopasuje się do rosnących potrzeb biznesu.
Pamiętając o tych kwestiach, zwiększysz swoje szanse na wybór systemu, który faktycznie przyniesie Twojej firmie wymierne korzyści.
