Podróże służbowe i delegacje są na co dzień odbywane przez wielu pracowników. Osoby zatrudnione często muszą też dysponować kwaterunkiem blisko miejsca pracy, ze względu na niedogodności związane z dojazdem. W takich sytuacjach pracodawcy muszą organizować odpowiednie noclegi w hotelach, a nierzadko nawet wynajmować mieszkania. Problematyczną kwestią okazuje się jednak sposób, w jaki należy rozliczać takie zakwaterowanie. Inne zasady dotyczą bowiem samej delegacji, a jeszcze inne wynajmu mieszkań czy długoterminowych noclegów.
Delegacja a rozliczanie noclegów
Delegacja może trwać zarówno jeden dzień, jak i nawet kilka tygodni. Jeżeli pracownik przebywa na niej przynajmniej dobę, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia podwładnemu odpowiedniego kwaterunku. W takim przypadku istnieje możliwość bezpośredniej zapłaty za nocleg, bądź też wypłacenie ryczałtu. Z reguły pracodawcy opłacają fakturę za wynajęty hotel, którą po powrocie z podróży przedstawia delegowany. Jako dokument potwierdzający pobyt nie może posłużyć zwykły paragon czy rezerwacja. Wartość faktury da się bowiem wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Jeżeli delegacja trwa powyżej miesiąca, podwładny powinien po tym czasie otrzymać fakturę od hotelu. W przypadku okresów kilkutygodniowych i kilkumiesięcznych, pracodawca zwykle wynajmuje mieszkania dla pracowników. Ich właściciel również wystawia fakturę za usługą, na podstawie której można zaliczyć opłaty noclegowe do kosztów.
Sposoby rozliczania noclegów pracowniczych
Noclegi pracownicze rozliczane są nieco inaczej, niż delegacje. Z reguły mają one charakter długoterminowy, dlatego organizuje się je w specjalnie do tego przeznaczonych hotelach. Nowocześnie wyposażone kwatery pracownicze na terenie Trójmiasta oferuje firma Work Hostels, dysponująca pojedynczymi pokojami oraz całymi budynkami w odpowiednim standardzie. Pracodawca co miesiąc otrzymuje fakturę za pokoje pracownicze, które są przeznaczone dla osób pracujących poza miejscem zamieszkania. Z reguły wlicza się to w koszty uzyskania przechodu, ponieważ zabezpiecza zyski firmy. Brak noclegu uniemożliwiłby wielu pracownikom wykonywanie usług w obcym mieście. Osoby zatrudnione muszą jednak rozliczać wartość noclegu w swoim podatku PIT., ponieważ zaliczany jest jako przychód. Organy podatkowe potwierdzają, że hotel pracowniczy wliczony w koszty pracodawcy wymaga jednoczesnego wykazania przychodu u pracownika.
Prywatne noclegi dla pracowników
Pracodawcy bardzo często wynajmują kwatery pracownicze osobom, które zajmują w firmach wyższe stanowiska. Nierzadko stanowi to element strategii reklamowej, mający na celu zachęty potencjalnych kandydatów do podjęcia pracy w danym przedsiębiorstwie. Kwestia wliczenia w koszty uzyskania przechodu noclegu dla osoby nieprzebywającej w podróży służbowej jest dość niejednoznaczna. W niektórych przypadkach, spełnienie kilku warunków pozwala na ustanowienie takiego zakwaterowania jako kosztu podatkowego. W innych zaś pracodawca decyduje o możliwości samodzielnego zapewnienia sobie noclegu przez pracownika, a następnie jego sfinansowania przez firmę. W obu przypadkach konieczne jest jednak wykazanie takiej usługi jako przychodu osoby zatrudnionej, ponieważ otrzymuje ona darmowe świadczenie.
Nocleg i kwaterunek pracownika a podatek VAT
Osobną kwestią związaną z rozliczaniem noclegu i zakwaterowania pracownika pozostaje podatek VAT, będący nieodłącznym elementem każdej faktury. Jego wartość dla usług noclegowych wynosi zazwyczaj 8%, jednak w niektórych przypadkach obowiązuje podstawowa stawka 23%. Podatku VAT od kwaterunku i noclegu nie można odliczyć, chociaż występują od tego pewne wyjątki. Dotyczy to sytuacji, w której na fakturze nie został dokładnie określony zakres obsługi hotelowej. Jeżeli znajduje się na niej zapis określający usługę kompleksową lub usługę konferencyjną, z reguły pracodawca ma możliwość odliczenia VAT-u. W takim przypadku nie jest bowiem sprecyzowane, jaki procent wartości stanowi wykupiony nocleg pracowniczy, a jaki pozostała część usługi.
