Ile trwa serwis kasy fiskalnej?

Nawet mała awaria może spowodować duże straty dla sklepu czy punktu usługowego, jeśli zdarzy się w godzinach szczytowej sprzedaży. Właśnie po to, żeby uniknąć takich sytuacji, właściciel kasy ma obowiązek poddawać ją systematycznym przeglądom. W efekcie urządzenie jest serwisowane, a wszystkie usterki zawczasu eliminowane. Ile trwa serwis kasy fiskalnej i jak wygląda? Odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Kiedy konieczny jest przegląd i serwis kasy fiskalnej?

Kasy fiskalne i współpracujące z nimi terminale zawsze muszą działać w stu procentach sprawnie. Z tego względu ustawa o VAT wprowadziła przepis, który jasno wskazuje, że właściciele kas fiskalnych muszą poddawać je przeglądom co najmniej raz na 24 miesiące. Można to oczywiście zrobić szybciej, jeśli urządzenie ulegnie awarii i konieczny jest serwis kasy fiskalnej.

Najczęstsze awarie kasy fiskalnej

Niezależnie od rodzaju usterki, nie można jej bagatelizować. Czego możemy się spodziewać po naszej kasie? Nawet najlepsze modele nie są bezawaryjne.

Awaria jednej z części kasy – uszkodzenie mechaniczne lub zużycie na skutek intensywnej eksploatacji mogą spowodować zepsucie jednego z elementów kasy fiskalnej, np. wyświetlacza, pokrywy czy mechanizmu drukowania. Czasem zwykły serwis kasy fiskalnej nie wystarczy i będzie trzeba wymienić wadliwy komponent.

Problem z zapisem danych – może się zdarzyć, że dane nie agregują się prawidłowo na zewnętrznych nośnikach. Nie można utworzyć kopii zapasowej czy obsłużyć karty SD. W przypadku kas z elektroniczną kopią zapisu taka awaria to szczególnie poważny problem, który może wynikać z usterki samej kasy bądź nośnika danych.

Brak komunikacji z innymi urządzeniami – kiedy nasza kasa fiskalna nie może połączyć się z terminalem, wagą, komputerem, szufladą czy czytnikiem kodów kreskowych, klient nie może być prawidłowo obsłużony. Jeśli podczas serwisu okaże się, że problem nie leży po stronie kasy fiskalnej, należy go szukać w oprogramowaniu powyższych urządzeń.

Zużycie akumulatora – to motor kasy fiskalnej, dlatego jest intensywnie eksploatowany. Naturalne jest więc, że co kilka lat będzie trzeba go wymienić.

Czasem na ekranie kasy fiskalnej mogą pojawić się różne kody błędów. Warto wówczas poszukać informacji o usterce na oficjalnej stronie producenta przed zgłoszeniem kasy do serwisu – to pomoże nam w kontakcie z serwisantem.

Sam obowiązkowy serwis kasy trwa krótko, ale naprawa w przypadku usterki może potrwać nieco dłużej. Najlepszym wyjściem na czas awarii będzie używanie kasy rezerwowej – o jej zakupie należy jednak pomyśleć wcześniej. Taka kasa musi mieć już za sobą proces fiskalizacji, bo inaczej nie będzie mogła rejestrować sprzedaży. Nie mając kasy zapasowej musimy przerwać prowadzenie transakcji – bez możliwości wydania paragonu i zachowania kopii dla siebie sprzedaż jest niezgodna z prawem. Jeśli prowadzimy sprzedaż fiskalną, to zgodnie z przepisami nie możemy zmienić jej na sprzedaż niefiskalną.

Awaria i serwis kasy fiskalnej muszą być zgłoszone do organów podatkowych – w przeciwnym wypadku podatnikowi grozi kara grzywny. Co ważne, serwisant może odmówić wykonania jakichkolwiek czynności naprawczych, jeśli kasa nie posiada ważnego przeglądu technicznego udokumentowanego w książce kasy.

Kto może przeprowadzić serwis kasy fiskalnej?

Ministerstwo Finansów określa nie tylko przebieg serwisu kas fiskalnych, ale także podmioty, które mogą go realizować. Zarówno naprawy w ramach gwarancji, jak i pogwarancyjne są dozwolone wyłącznie autoryzowanemu serwisantowi.

Przed 2019 rokiem serwis kas fiskalnych mógł być wykonywany wyłącznie przez firmy wpisane w książkę kasy, która dokumentowała użytkowanie i przeglądy urządzenia. Obecnie można jednak zmienić raz wybranego serwisanta, który ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do naczelnika Urzędu Skarbowego. Z kolei podatnik musi powiadomić dotychczasowy serwis o zmianie podmiotu prowadzącego naprawy.

Przegląd kasy fiskalnej tylko u autoryzowanych podmiotów podanych w Urzędzie Skarbowym jako serwis jest tak ważny, bo nikt inny nie może zerwać plomby zabezpieczającej przed rozebraniem kasy. Wszelkie naruszenia plomby przez osoby niepowołane są niezgodne z prawem i grożą sankcją od Urzędu Skarbowego w trakcie kontroli skarbowej.

Jak możemy wybrać serwisantów? Firmy zajmujące się przeglądami i naprawą kas fiskalnych muszą posiadać stosowne uprawnienia. Wtedy znajdą się w bazie serwisantów na stronie rządowej (podatki.gov.pl). Wykaz umożliwia sprawdzenie, czy serwisant o konkretnym numerze legitymacji może wykonać serwis naszego modelu kasy fiskalnej.

Przebieg serwisu kas fiskalnych – obowiązkowy przegląd

Czynności, które autoryzowany serwisant wykonuje podczas obowiązkowego przeglądu kasy, zostały wymienione w art. 55 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Sprawdzane są następujące elementy:

plomba – czy jej stan jest nienaruszony i zgodny z zapisami w książce kasy oraz dokumentacją poprzednich serwisów;
wydruki – czy dokumenty drukowane przez kasę są czytelne;
programy pracy kasy i do odczytu pamięci (oraz program archiwizujący w kasach z elektronicznym zapisem kopii) – czy dane są zgodne z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
dokumenty fiskalne – czy są prawidłowo wystawiane przez kasę;
wyświetlacz – czy działa bez zarzutów;
akumulator lub bateria – czy ich stan techniczny pozwala na bezawaryjne działanie kasy;
zegar kasy – czy jest prawidłowo ustawiony.

Wynik przeglądu jest wpisywany do książki kasy, a w przypadku kas fiskalnych online również do pamięci fiskalnej. Serwisant dołącza do książki kasy tzw. zalecenia pokontrolne i kopie dokumentu potwierdzającego przegląd.