Kilkutygodniowa wędrówka i proces rekrutacji – czy zastanawiałeś/aś się kiedyś co je łączy? W przypadku rekrutacji Executive Search zawierają się one w jednym słowie – brief. Podobnie jak w przypadku wyprawy w nieznane, mają miejsce jeszcze przed rozpoczęciem wędrówki, a ich pominięcie to duże ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Dlaczego?
Jeśli spojrzymy na proces rekrutacji jak na wielotygodniową wyprawę, to szybko zauważymy, co jest w nim najważniejsze. Okazuje się, że najważniejszymi elementami są dobry plan i odpowiednie przygotowanie. Dlaczego jest to tak istotne? W czasie wędrówki w naszym ekwipunku nie może bowiem zabraknąć najbardziej potrzebnego wyposażenia. Musimy mieć również pojęcie, chociażby w minimalnym stopniu, dokąd zmierzamy.
Wiadomo, że podczas podróży nie zawsze można uniknąć wszystkich niespodzianek. Mimo to uważamy, że dobre przygotowanie to klucz do sukcesu.
Tak samo jak podczas procesu rekrutacji.
Co zatem powinniśmy przygotować, przed rozpoczęciem nowego projektu rekrutacyjnego?
Co to jest briefing?
Briefing to spotkanie konsultanta z Klientem. Jego celem jest ustalenie oczekiwań wobec kandydata, przygotowanie oferty oraz poszczególnych etapów rekrutacji. To właśnie od jego przebiegu zależy dalsza współpraca pomiędzy firmą rekrutacyjną i Klientem. Warto więc zainwestować w to spotkanie energię i czas, tak by było owocne dla obu stron. Rolą konsultanta jest zadbanie o to, by brief był niczym przydatny poradnik – taki, do którego będzie można zajrzeć wiele razy podczas trwającej współpracy.
Co powinien zawierać dobry brief?
Checklista dobrze przeprowadzonego briefu powinna zawierać 7 punktów – dla firmy Executive Search są one niczym kompas. Co dokładnie powinno się w niej znaleźć, aby mogła być wykorzystana jako podstawa do przeprowadzenia efektywnego procesu rekrutacji?
Przygotowania do spotkania briefującego
Briefing to taki rodzaj spotkania, które musi się odbyć i powinien wnosić wartość dla obu stron. Jego temat jest zazwyczaj ustalony z góry – podstawowe informacje są zawarte w umowie pomiędzy partnerem rekrutacyjnym, a Klientem.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Jeśli jest to możliwe (i jeśli nazwa stanowAiska jest jawna już przed spotkaniem), warto przygotować pierwszy opis oraz profil idealnego kandydata. Jest to dość ogólna wiedza, ale w przypadku konsultanta Executive Search stanowi główny temat rozmowy. Przeanalizowanie tego typu informacji jest dobrym punktem wyjścia do opracowania zagadnień, które zostaną poruszone na spotkaniu.
Pamiętaj, że najważniejsza jest obustronna współpraca. Jeśli zależy Ci na dobrze przeprowadzonej rozmowie, zapytaj konsultanta, jakie informacje należy przygotować jeszcze przed spotkaniem. Takie działanie przyniesie korzyści zarówno dla Ciebie, jak i dla firmy Executive Search. Firma nie opóźni startu swojej pracy, a Ty zyskasz czas na zastanowienie się nad odpowiedziami i nie będziesz zaskoczony pytaniami, które padną podczas rozmowy. Nie będziesz musiał także odrabiać „pracy domowej” tuż po spotkaniu.
Spotkanie briefujące
Dobrze przeprowadzony brief to gwarant skutecznej rekrutacji. Aby zakończyć ją pomyślnie, firma Executive Search musi zdobyć jak najwięcej informacji o całej organizacji. To dlatego na spotkanie briefujące oprócz partnera, czyli osoby do kontaktu (najczęściej przedstawiciela działu HR), zaprasza się także przyszłego bezpośredniego przełożonego – prezesa, członka zarządu, czy menedżera. To właśnie bezpośredni przełożeni zazwyczaj najlepiej znają swój dział i zespół. Taka osoba jest więc nieocenionym źródłem informacji – opowie o mocnych stronach teamu, jego potencjale, osobowościach pracowników, a także o ewentualnych brakach.
Z kolei, dla Klienta spotkanie briefujące jest doskonałą okazją, aby zaprezentować swoje oczekiwania. Warto pamiętać, że jest to także pole do obserwacji dla konsultanta Executive Search. Dzięki takiej rozmowie, będzie mógł wyciągnąć wnioski i lepiej dopasować osobę do zespołu.
Większość Klientów otwarcie podchodzi do briefu. Podczas rozmowy chętnie dzielą się historiami i sukcesami firmy, a także zachęcają do poznania jej „od podszewki”. Jako konsultant sam możesz to zaproponować. Możliwość odwiedzenia zakładu produkcyjnego, czy poznania wewnętrznych procesów, warto potraktować jako formę edukacji. Zapoznanie się z tym, jak na co dzień funkcjonuje firma – nawet jeśli trwa to tylko chwilę – jest dla konsultanta Executive Search ważną lekcją i źródłem bezcennych informacji. Dzięki temu Konsultant jest wiarygodnym i dobrze poinformowanym partnerem do przeprowadzania rozmów z potencjalnymi kandydatami.
Podczas rozmowy konsultant może zapytać Cię o:
- strukturę działu i/lub firmy,
- przynależność do grupy,
- obrót,
- zatrudnienie,
- pozycję firmy na lokalnym rynku,
- najważniejsze produkty i/lub usługi.
Mogą się również pojawić pytania o Twoją konkurencję. Zastanów się, co w niej cenisz, a co jest wyróżnikiem Twojej organizacji. Opowiedz także o jej kulturze, wartościach i normach.
Ustalenie kontekstu procesu rekrutacyjnego
Na tym etapie rozpoczyna się dyskusja o konkretnej potrzebie rekrutacyjnej. Jeśli jest to dopiero co utworzone stanowisko, warto poinformować konsultanta, dlaczego powstało. Wyjaśnij też, jaka jest Twoja wizja na to stanowisko oraz jakie są Twoje oczekiwania po wprowadzeniu do firmy nowego pracownika.
Gdy chcesz zatrudnić kandydata na stanowisko, które istnieje już od jakiegoś czasu, konsultant powinien wiedzieć, co spowodowało taką potrzebę – co się stało, że brakuje (lub za chwilę będzie brakowało) osoby o odpowiednich kompetencjach? Niezależnie od przyczyny pojawienia się wakatu, opowiedz o swoich dotychczasowych doświadczeniach z obsadzeniem danego stanowiska. Wyjaśnij, jakie osoby odnosiły sukces na tej pozycji, a jakie się nie sprawdziły. Szczera rozmowa i zderzenie doświadczeń pozwoli konsultantowi uruchomić czujność i zredukować ryzyko niepowodzenia rekrutacji.
Historia rekrutacji na konkretne stanowisko
Historia rekrutacji to aspekt, który trzeba poruszyć podczas spotkania briefującego. Powód jest prosty – konsultanci zazwyczaj zdają sobie sprawę, że w licznych przypadkach Klienci decydują się na współpracę z partnerem zewnętrznym w dwóch sytuacjach:
- dopiero wtedy, gdy wewnętrzne zasoby okazały się niewystarczające,
- gdy poprzedni partner nie wywiązał się ze realizacji zlecenia.
Dlatego tak istotne jest, aby konsultant poznał historię rekrutacji na konkretne stanowisko.
Konsultant powinien mieć wiedzę odnośnie tego, czy rekrutację prowadził dział wewnętrzny oraz jakie źródła i narzędzia miał do dyspozycji, aby pozyskać odpowiedniego kandydata. W przypadku, gdy rekrutację prowadziła inna firma Executive Search, warto opowiedzieć o wyzwaniach, jakie napotkała. Ta wiedza sprawi, że obie strony oszczędzą czas poprzez eliminację podobnych błędów. Pozwoli także zaprojektować nową, efektywną strategię poszukiwań.
W przypadku, gdy historia rekrutacji na konkretne stanowisko jest bogata, bardzo ważne są otwarte rozmowy na temat kandydatów, którzy brali w niej udział. Co wzbudziło w Tobie na tyle poważne wątpliwości, że finalnie nie udało się zatrudnić odpowiedniej osoby?
Opis stanowiska, a profil idealnego kandydata
Dyskusja o konkretnych zadaniach i zakresie odpowiedzialności na danym stanowisku oraz profil idealnego kandydata bazuje zazwyczaj na dokumentacji przekazanej przed spotkaniem.
Jeżeli rekrutacja jest niejawna lub w Twojej organizacji stanowiska nie są jeszcze opisane, konsultant może Cię wesprzeć w stworzeniu takiego materiału. Możecie sporządzić go razem, nawet na potrzeby tylko tej jednej rekrutacji.
Najpierw trzeba określić podstawowy cel danego stanowiska, sprecyzować oczekiwania wobec potencjalnego kandydata, a także wyznaczyć ścieżki i możliwości awansu. Obecnie kandydaci przede wszystkim zwracają uwagę na długoterminowe perspektywy związane z zatrudnieniem w konkretnej firmie. Z pewnością jedno z pytań będzie dotyczyć perspektyw rozwoju i ścieżki kariery. Jeżeli chodzi o rozwój, to może on dotyczyć awansów pionowych i poziomych. Może wiązać się też ze zwiększaniem odpowiedzialności, dostępem do szkoleń podnoszących kwalifikacje, czy jeszcze innymi formami benefitów.
Jeżeli jest to rekrutacja na stanowisko menedżerskie, warto przekazać konsultantowi informacje o strukturze działu, czy wysokości budżetu za jaki będzie odpowiedzialna nowo zatrudniona osoba. Istotne jest również określenie obszarów, w których potencjalny pracownik będzie mógł sam podejmować decyzje oraz wyznaczenie jego uprawnień w tym zakresie. Ważne jest sprecyzowanie według jakich wskaźników efektywności będzie oceniana praca kandydata. Tego typu informacje pozwolą konsultantowi przeprowadzić lepszą weryfikację.
Niezwykle istotną kwestią podczas tworzenia profilu idealnego kandydata jest również dopasowanie kulturowe. Kultura organizacyjna to zbiór norm i wartości obowiązujących w danej organizacji. Jest to bardzo ważny czynnik, ponieważ wpływa na ostateczną decyzję o podjęciu współpracy. Kandydat, którego zatrudnisz, powinien utożsamiać takie same lub podobne zasady.
Przeanalizuj też, w jakim miejscu organizacja powinna się znaleźć w przyszłości dzięki pracy osoby na stanowisku, na które rekrutujesz:
- Jakie cele chcesz osiągnąć?
- Do kiedy powinny zostać zrealizowane?
- W jaki sposób po roku od zatrudnienia zweryfikujesz, że rekrutacja ostatecznie spełniła Twoje oczekiwania?
Opierając się na powyższych informacjach wspólnie z konsultantem możesz przygotować opis wymagań i listę zadań pod konkretne stanowisko. Pamiętaj, by nie sugerować się pierwszymi lepszymi sformułowaniami z ogólnodostępnych ogłoszeń. Raczej skup się na potrzebach swojej organizacji i celach, jakie to Ty chcesz osiągnąć dzięki pracy nowego członka zespołu. Wówczas konsultant na pewno nie straci z oczu najbardziej istotnych założeń i celów procesu rekrutacyjnego.
Wynagrodzenie
Kolejny punkt spotkania to rozmowa o przedziale wynagrodzenia na danym stanowisku. Jako Klient na pewno już to rozważałeś i masz pierwsze propozycje (lub określone możliwości). Bywają sytuacje, że przydatne jest wsparcie konsultanta, aby ustalić wysokość pensji na odpowiednim poziomie.
Firmy Executive Search i inne podmioty zajmujące się rekrutacją na bieżąco komunikują się rynkiem i znają jego potrzeby. Bez problemu dostarczą Ci informacji o aktualnych widełkach, uwzględniając nie tylko Twoją branżę, ale także poziom stanowiska. Pierwszym krokiem jednak jest wspólne zdefiniowanie możliwych form zatrudnienia oraz maksymalnego pułapu wynagrodzenia, który stanowi tzw. „punkt odcięcia”. Nawet gdyby konsultant znalazł idealnego kandydata, negocjacje powyżej pewnej kwoty będą niemożliwe.
Z doświadczenia wiemy, że słowo wynagrodzenie jest dość obszernym terminem. Pod tą nazwą kryje się również dodatkowe uposażenie – premia lub prowizja za dobre wyniki. To może być także samochód służbowy, pakiet prywatnej opieki medycznej, karty sportowe, dofinansowania do studiów, kursów lub jeszcze inne świadczenia. Przeanalizuj, które będzie można uzyskać w Twojej organizacji i w jakim zakresie.
Komunikacja
Ostatnim etapem spotkania jest ustalenie jasnych zasad komunikacji z konsultantem. Kto z Twojej strony będzie odpowiedzialny za regularny kontakt, a kto dołączy do procesu dopiero na bardziej zaawansowanym etapie? Jakie informacje będą dla Ciebie ważne? Czy będą potrzebne raporty? Kiedy i w jakiej formie chcesz otrzymywać podsumowanie dotychczasowych działań?
Doprecyzuj także, jak ma wyglądać proces rekrutacji i na ile etapów powinni przygotować się potencjalni kandydaci. Określ, czy rekrutacja jest poufna. Jeżeli tak – omów z konsultantem jakiego rodzaju informacje mogą zostać przekazane kandydatom. Ustal także kiedy będzie odpowiedni czas na ich ujawnienie.
Dobrym pomysłem jest też podsumowanie spotkania, o które zdecydowanie warto poprosić konsultanta. Zebranie niezbędnych informacji pozwoli ograniczyć ryzyko braku dostatecznego zrozumienia któregoś z omówionych zagadnień. Podczas podsumowania obie zaangażowane strony potwierdzą, że stanowisko jak i cały proces rekrutacji widzą tak samo.
Dobry brief – podsumowanie
Omówienie najbardziej istotnych zagadnień dotyczących rekrutacji jest zazwyczaj czasochłonne. Należy nastawić się na to, że spotkanie briefujące nie zakończy się po zaledwie kwadransie rozmowy. Bez względu na to, ile potrwa, należy je przeprowadzić. Korzyści z prawidłowo przygotowanego briefu są niewątpliwie znaczne. Omówienie procesu rekrutacji i związanych z nim szczegółów jest przecież gwarantem jego pozytywnego zakończenia.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak krok po kroku wygląda proces rekrutacji Executive Search, sprawdź naszą stronę: Executive Search Polska lub zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po rekrutacji menedżerskiej.
