Niegdyś całe planowanie i sterowanie pracą produkcji odbywało się na zwykłej kartce papieru lub w arkuszach kalkulacyjnych czy prostych programach dedykowanych dla klienta. System ERP to oprogramowanie, które ma pomóc zorganizować i usprawnić działanie produkcji we wszystkich jej obszarach. Wybór dobrego systemu dla firmy produkcyjnej zależy od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Na co zatem zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie?
Do czego potrzebny jest system ERP w firmie?
To najważniejsza kwestia, która pozwoli znacznie zawęzić wybór. Na początku trzeba ustalić, jakie problemy w funkcjonowaniu firmy ma rozwiązywać system ERP – czy chodzi tutaj o lepsze planowanie zleceń, wgląd w etapy realizacji czy może bardziej przejrzystą organizację kosztów produkcji? Przydatne będzie porozmawianie z kierownikami, brygadzistami, pracownikami odpowiadającymi za kontrolę jakości czy personelem magazynu. Oni powinni wskazać, czego brakuje im do usprawnienia pracy. Kolejnym przydatnym źródłem informacji będzie dział księgowości, który może określić, jakich informacji potrzebuje z działu produkcji. Ważne są też opinie handlowców i klientów – jeśli ci wskażą na przykład, że zlecenia często nie są gotowe na czas, będzie to oznaką, że należy poprawić i usprawnić planowanie. Ważnym dla większości Prezesów firm jest posiadanie łatwego i szybkiego dostępu do pełnych i przekrojowych analiz biznesowych tego co się dzieje w firmie.
Po zebraniu wszystkich informacji dobrze jest zrobić listę segmentów, które nadają się do poprawy. Wyróżnienie tych potrzebujących unowocześnienia uwidoczni, jakie funkcje ma spełniać oprogramowanie. To zdecydowanie zawęzi krąg poszukiwań.
Czy system pasuje do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa?
Kolejną rzeczą, nad którą należy się zastanowić, jest rodzaj oprogramowania. Można odróżnić dwa główne typy: do produkcji procesowej oraz do produkcji dyskretnej. Ten pierwszy wykorzystuje się w firmach produkujących wyroby chemiczne, leki czy produkty spożywcze, drugi natomiast stosowany jest w przypadku produktów jednostkowych, czyli na przykład samochodów lub sprzętów elektronicznych.
Trzeba pamiętać też, że systemy reklamowane jako dobre dla wszystkich firm i spełniające wszystkie potrzeby, nie zawsze mają pokrycie w rzeczywistości. Najprawdopodobniej nie wszystkie segmenty w przedsiębiorstwie będą wymagały rewolucji, więc po co zmieniać to, co jest dobre? Często bywa tak, że można korzystać z modułu produkcyjnego wyłącznie pod warunkiem wdrożenia całego systemu ERP. Dodatkowo w pełnym programie ERP płaci się za tysiące modułów, które nigdy nie zostaną użyte. Dlatego też przed zakupem należy sprawdzić, czy program posiada funkcje dostosowane do konkretnych potrzeb.
Co jeszcze warto uwzględnić w kwestii obsługi produkcji systemem informatycznym?
Program powinien oferować także sprawną wymianę danych dotyczących produktów (zarówno surowców, jak i gotowych przedmiotów), współpracujących firm, stanów i dokumentów magazynowych oraz pracowników. Wymiana danych może odbywać się na trzy różne sposoby. Pierwszym jest wymiana danych online – w pełni automatyczny sposób, który nie wymaga żadnej ręcznej ingerencji. Drugi sposób to wymiana danych przez pliki tekstowe. To procedura dość czasochłonna, polegająca ma ręcznym przeniesieniu danych z jednego systemu i wczytanie ich w drugim. Ostatnie rozwiązanie to moduł produkcyjny stanowiący dodatek do ERP. W tym przypadku wymiana odbywa się w czasie rzeczywistym w ramach całego systemu i działa na zasadzie „nakładek”, które są dedykowane do jednego systemu – tak funkcjonuje na przykład system Comarch ERP Optima.
Wybierając system dla firmy produkcyjnej warto kierować się tym, aby był on w pełni zintegrowany i wyposażony we wszystkie niezbędne moduły do obsługi produkcji oraz innych podstawowych procesów firmy. Taką kompleksowość oferuje system dla firm produkcyjnych Comarch ERP XL. Więcej informacji o jego możliwościach znajdziecie na stronie comarch-xl.pl. Posiada on bardzo szerokie możliwości funkcjonalne oraz liczne, w pełni zintegrowane przez producenta, aplikacje mobilne i webowe.
Ile wynosi budżet na system dla firmy produkcyjnej?
Oprogramowania mogą być sprzedawane między innymi na zasadach licencji. Przy tym wariancie należy wziąć pod uwagę, że zakup licencji nie jest jedynym wydatkiem. Dochodzą do tego koszty wdrożenia, aktualizacji, szkoleń, wsparcia serwisowego, kopii bezpieczeństwa, serwera oraz ewentualnych dodatkowych zmian. Istnieją również systemy sprzedawane jako usługa opłacana comiesięcznym abonamentem. Tutaj dodatkowymi kosztami będą: wdrożenie, szkolenia oraz dodatkowe zmiany. Reszta kosztów wymieniona wcześniej jest wliczona w cenę abonamentu. Określenie maksymalnej kwoty, przeznaczonej na oprogramowanie, pozwoli na zaoszczędzenie czasu na spotkaniach z firmami, które oferują systemu przekraczające możliwości finansowe.
System dla firmy produkcyjnej – na co jeszcze zwrócić uwagę?
Oprócz wspomnianych wyżej kwestii warto sprawdzić także, czy interfejs jest przyjazny dla oka, czytelny i prosty w obsłudze. Wygląd programu może wydawać się najmniej istotną sprawą, jednak trzeba pamiętać, że będziemy go używać każdego dnia. Dobrze zatem, żeby był przejrzysty i przyjemny w użytkowaniu.
Powinno się także sprawdzić, jak wygląda obsługa klienta u dostawy oprogramowania. Można to zbadać, przeglądając stronę internetową – ona na pierwszy rzut oka pokaże, czy firma ma profesjonalne podejście oraz czy potrafi dostosować się do klienta. Można także zadzwonić na infolinię czy umówić się na spotkanie. To da obraz, czego możemy spodziewać się w trakcie współpracy.
Oprogramowanie musi być przede wszystkim dostosowane do wszystkich potrzeb firmy, by być jak najlepszą pomocą w pracy produkcji. Będzie stanowiło duże ułatwienie, jednak wybór trzeba dobrze przemyśleć pod każdym kątem tak, żeby nie przepłacić i wybrać system, który będzie realnym wsparciem.
