Nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych muszą wydać agencje pracy tymczasowej, żeby przystosować się do RODO. Największe koszty poniosą te firmy, które przetwarzają duże ilości danych osobowych. Muszą one do maja wprowadzić zmiany w dokumentacji, oprogramowaniu i zabezpieczeniu danych oraz przeszkolić ludzi.

Skala zmian, które firmy muszą wprowadzić, żeby nowy system administrowania i ochrony danych osobowych był zgodny z wykładnią prawa RODO, które zacznie obowiązywać 25 maja, jest ogromna. Szczególnie dużo pracy i wydatków czeka agencje pracy, które muszą zdobyć interpretacje ustawy, zmienić umowy z pracownikami, klauzulę o ochronie danych osobowych w publikowanych ogłoszeniach, zabezpieczyć dane i przeszkolić swoją kadrę. Każdy z tych aspektów wiąże się z kosztami dla około 7 tysięcy agencji (szacunkowa liczba agencji na polskim rynku).

– Wydatki, jakie agencje muszą ponieść na dostosowanie się do rozporządzenia RODO są adekwatne do ich rozmiarów. Małe będą musiały wydać kilka, duże nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych – mówi Michał Podulski, wiceprezes Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia (SAZ), największej tego typu organizacji branżowej w Polsce, która zrzesza 65 firm i przewodniczący Sekcji Agencji Pracy Tymczasowej (SAPT).

W cenie prawnik i szkoleniowiec

Aby działać legalnie, agencje pracy tymczasowej muszą przede wszystkim zmienić umowy z klientami. Nie ma jednak uniwersalnego klucza, według którego trzeba to zrobić. W dodatku ustawa o ochronie danych osobowych, która jest wykładnią prawa polskiego, jest sprzeczna z niektórymi zapisami rozporządzenia RODO. Z tego powodu agencje muszą na bieżąco konsultować się z kancelariami prawnymi. Większość z nich musi przeznaczyć na to co najmniej po kilka tysięcy zł.

– Niestabilne prawo, które wciąż się zmienia, wymaga od nas ciągłej czujności. Przegapienie jakiegoś ważnego nowego zapisu może oznaczać dla agencji problemy i kary finansowe – mówi Michał Podulski.

Przykładem takiej zawiłości prawnej jest sposób przekazywania danych kandydata do pracy tymczasowej. Agencja, kierując się obowiązkiem wynikającym z ustawy, przed podpisaniem umowy z danym człowiekiem musi sprawdzić, czy był on już zatrudniony u danego pracodawcy – użytkownika przez inną agencję. Tym samym, musi podać jeszcze przed zatrudnieniem jego dane osobowe do potencjalnego pracodawcy, co z punktu widzenia RODO jest niezgodne z prawem. Agencje i prawnicy czekają na interpretacje tego typu niejasności z Departamentu Zarządzania Danymi w Ministerstwie Cyfryzacji.

– Na spotkaniach z politykami usłyszeliśmy, że mamy respektować swoją ustawę, a dopiero później przepisy unijne i tego będziemy się trzymać. Inaczej moglibyśmy zamknąć działalność albo zacząć liczyć, która grzywna będzie niższa –  mówi Michał Podulski.

Zawiłości RODO spowodowały też prawdziwy wysyp kursów i szkoleń na ten temat. Korzystają z nich głównie administratorzy danych osobowych i kadra kierownicza, ale niektóre agencje chcą, aby większość ich pracowników miała rozeznanie w RODO. W zależności od potrzeb i wielkości, firmy muszą więc wydać na szkolenia od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Meble pod RODO

Dużo pracy w związku z RODO mają też firmy specjalizujące się w wyposażeniu biur. Przepisy zakładają bowiem, że przechowywane w agencjach dokumenty muszą być umieszczone w zamykanych szafkach i pomieszczeniach. Dotychczas prawo nie wymagało zamykania dokumentów. Większość agencji poniesie więc koszty na dostosowanie pomieszczeń biur do ich przechowywania w wysokości od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych.

– Domyślam się, że w razie ewentualnej kontroli, pierwszym co kontroler będzie chciał zobaczyć będą dokumenty i sposób ich przechowywania. Czy szafki i pomieszczenia, w których są przechowywane są zamykane oraz czy w dokumentach są odpowiednie klauzule podpisane przez pracowników – mówi Leszek Zieliński, prezes Job Solutions i przewodniczący Sekcji Pracodawców Użytkowników SAZ.

Serwer zgodny z prawem

RODO to także ogromne wyzwanie informatyczne. Na rynku pojawiają się więc programy ułatwiające organizowanie pracy zgodnie z nowymi zapisami, takie, jak program do ewidencji pracowników tymczasowych przez pracodawcę użytkownika Jobel Pro, opracowany przez Job Solutions. Minimalizuje on ilość zbieranych informacji i w jednym miejscu lokuje wszystkie dane pracowników tymczasowych, które potem są łatwo dostępne dla wszystkich agencji.

– Dane są bezpieczniejsze, bo nie są w żaden sposób pobierane, przenoszone i przesyłane mailem w plikach excel, a wiadomo, że tutaj najłatwiej o błąd ludzki – mówi Leszek Zieliński.

– Takim błędem, który może się łatwo zdarzyć jest wysłanie maila z listą otwartą adresatów, zamiast zamkniętą – mówi Katarzyna Ziółkowska, radca prawny kancelarii C&C Chakowski&Ciszek.

O bezpieczeństwie danych zgromadzonych w programie decyduje jakość użytego serwera, jak i szyfrowanie na etapie ich przesyłania do programu. Po upływie 36 miesięcy, czyli dozwolonym przez RODO okresie przechowywania, dane są automatycznie usuwane. Stworzenie odpowiednich programów, zabezpieczenie komputerów hasłami, zadbanie o serwery to praca dla specjalistów IT – informatyków i programistów. Agencje zapłacą im za pomoc kilka do kilkunastu tysięcy złotych.