Systemy business intelligence budzą rosnące zainteresowanie. W szczególności oprogramowanie klasy ERP zyskuje coraz więcej zwolenników. Oszczędność czasu, ułatwienie zarządzania zasobami, wgląd w obsługę zamówień, optymalizacja, synchronizacja danych i automatyzacja powtarzalnych procesów – te czynniki przekładają się na fakt, że system ERP może bezpośrednio pomóc w rozwoju firmy. Zastanawiasz się nad tym, czy w przypadku Twojego przedsiębiorstwa warto wdrożyć takie oprogramowanie? Sprawdź, co możesz zyskać!
Czym jest ERP?
System ERP to przede wszystkim rozbudowana, wspólna baza danych, która gromadzi informacje związane m.in. z:
- produkcją,
- magazynowaniem,
- sprzedażą,
- dostawami,
- transportem,
- obsługą klienta,
- CRM,
- finansami,
- księgowością.
Ma ono na celu zsynchronizowanie informacji i zebranie ich w jednym miejscu tak, by pracownicy z różnych działów mieli do nich swobodny dostęp. To nie oznacza, że każdy pracownik może znaleźć wszystkie dane – oprogramowanie ERP pozwala na zaawansowane nadawanie uprawnień, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wrażliwe informacje nie wpadną w niepowołane ręce. Ta synchronizacja ma szczególne znaczenie w przypadku firm, w których poszczególne działy i oddziały mają ze sobą utrudniony kontakt, na przykład ze względu na dzielącą je odległość.
ERP szczególnie często stosuje się w produkcji, ale w innych branżach także znajduje zastosowanie. Rozwiązania zawarte w systemie są uniwersalne i pozwalają na optymalizację procesów w wielu przedsiębiorstwach. Warto mieć na uwadze, że wiele funkcji dostosowuje się do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa – system można na przykład zsynchronizować z pocztą email.
Korzyści dla firmy
Co może zyskać Twoja firma dzięki ERP?
- Możesz łatwiej weryfikować swoje zasoby magazynowe i zoptymalizować dostawy.
- Rozdzielanie zadań między pracowników staje się prostsze.
- Możesz zsynchronizować dane pochodzące z różnych kanałów sprzedaży.
- ERP można dostosować do innych programów biznesowych, na przykład połączyć z narzędziem MES.
- System na bieżąco jest aktualizowany – najnowsze przykłady to wdrożenie rozwiązań wymaganych obecnie w związku z RODO czy strukturą JPK VAT.
- Wszystkie informacje zebrane są w jednym miejscu – masz jedną bazę danych zamiast kilku rozproszonych. Ponadto dane te są wyświetlane w czasie rzeczywistym.
- Do obsługi wystarczy przeszkolenie zespołu.
- Możesz śledzić wprowadzane zmiany i dowolnie nadawać uprawnienia oraz zezwolenia.
Exact Globe Next firmy Exact proponuje liczne dodatkowe funkcje, na przykład możliwość wglądu w informacje z działu HR, co przekłada się na jakość pracy. Możesz także skorzystać z platformy, dzięki której pracownicy wspólnie będą wykonywać zadania związane z konkretnymi projektami. Firma proponuje również narzędzia stworzone do obsługi i kontroli zasobów takich jak samochody służbowe i sale konferencyjne czy dystrybucji zakupionych produktów – np. projektorów czy innych sprzętów.
Jak wygląda wdrożenie?
Trudno jednoznacznie określić, ile czasu zajmuje wdrożenie systemu ERP. Wiele zależy od zakresu ERP. Możliwe jest zrealizowanie całego procesu w ciągu kilku tygodni (przy prostych funkcjonalnościach), jednak zazwyczaj trwa to kilka miesięcy. W przypadku kompleksowych rozwiązań (na przykład wielu modułów, na potrzeby dużej firmy lub przy tworzeniu specjalnych customizacji dla klienta) wdrożenie może potrwać nawet rok. Systemy ERP proponowane przez markę Exact wyróżniają się spośród innych na rynku krótszym okresem implementacji.
Zwykle pierwszym krokiem jest analiza przedwdrożeniowa. To ona pozwala określić, jakie są potrzeby spółki. Następnie powstaje projekt wdrożeniowy, który zawiera poszczególne etapy i ich wyniki. Samo wdrożenie to kluczowy etap, na który składa się instalacja oprogramowania, konfiguracja techniczna pod potrzeby firmy, migracja danych oraz przeprowadzenie niezbędnych testów systemu i samo szkolenie użytkowników. To ostatnie nie wymaga dużych nakładów czasowych – czasem wystarczy kilka godzin. Dzięki przeszkoleniu każdy pracownik zyskuje możliwość pracy na rzeczywistym systemie.
Korzystanie z ERP może okazać się przyszłością biznesu – już teraz jest odpowiedzią na potrzeby XXI wieku. Co ważne, często można uzyskać dofinansowanie na implementację systemu; regularnie pojawiają się informacje o dofinansowaniach unijnych na informatyzację firm.
