Wyjazd służbowy zawsze wymaga odpowiedniego przygotowania. Bardzo ważnym etapem przygotowań do podróży jest znalezienie odpowiedniego środka transportu. Może być to oczywiście taksówka, jednak ze względów ekonomicznych lepszym rozwiązaniem jest posiadanie własnego auta. W przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje flotą pojazdów służbowych, dobrym pomysłem jest wynajem samochodu z wypożyczalni. Jakie ma to zalety? Zapraszamy do lektury.
Dlaczego warto wynająć auto na podróż służbową?
Podróż służbowa wiąże się z koniecznością częstej zmiany lokalizacji. Konferencje, szkolenia czy spotkania z kontrahentami zwykle nie odbywają się w jednym budynku, a wymagają dojazdu do kilku miejsc wskazanych przez pracodawcę. Swobodę przemieszczania się pomiędzy hotelem a kolejnymi spotkaniami daje posiadanie niezależnego środka transportu. Takim z pewnością jest auto z wypożyczalni. Poruszanie się własnym pojazdem pozwala uniezależnić się od transportu publicznego, co jest niewątpliwą oszczędnością czasu. Wynajęty samochód zapewnia również nieporównywalnie wyższy komfort jazdy i możliwość dostosowania tempa podróży do swoich indywidualnych potrzeb.
Inną istotną zaletą wynajmu samochodu na wyjazd służbowy jest fakt, że opłata za wynajem może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, co z kolei przekłada się na zapłatę niższego podatku dochodowego do urzędu skarbowego. Dzięki temu najemca może realnie zaoszczędzić. Duża grupa działających w Polsce wypożyczalni pojazdów oferuje ponadto specjalne zniżki i pakiety lojalnościowe dla stałych klientów, co daje szanse na jeszcze większe oszczędności. Ogólnopolskie firmy, takie jak Abacus Car Rental, umożliwiają klientom wynajem auta w jednym mieście, a pozostawienie go w innym, co także nie jest bez znaczenia przy podróży służbowej.
O czym trzeba pamiętać, wypożyczając auto na wyjazd służbowy?
Wypożyczenie auta na wyjazd służbowy nie różni się specjalnie od wynajmu prywatnego. Należy przy tym pamiętać o zapoznaniu się z regulaminem konkretnej wypożyczalni. Jest to dokument, w którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje na temat praw i obowiązków osoby zainteresowanej wynajmem. Trzeba zwrócić uwagę na tabelę dodatkowych opłat, w tym kwestię rozliczenia za paliwo, kaucję oraz limit kilometrów. Może się bowiem okazać, że końcowa cena wynajmu będzie znacznie wyższa, niż wynika to z kwoty podanej na stronie głównej wypożyczalni. Przy krótkoterminowym wynajmie samochodów na podróż służbową warto pomyśleć o wcześniejszej rezerwacji. Dzięki temu najemca będzie miał pewność, że wybrany przez niego model na pewno będzie dostępny.
Jaki model samochodu wybrać na podróż służbową?
Każdy wyjazd służbowy jest inny. Od jego charakteru zależny jest wybór konkretnego modelu auta. Jeśli podróż ma charakter nieformalny, a samochód potrzebny jest wyłącznie do dojazdu na miejsce spotkania, dobrym rozwiązaniem jest rezerwacja modelu niższej klasy, który jest ekonomiczny i tani w eksploatacji. Z drugiej jednak strony, gdy jest to wyjazd formalny, a pracownik pełni na nim funkcję reprezentacyjną, warto wybrać auto klasy premium, które podkreśli renomę firmy i wpłynie pozytywnie na jej ogólny wizerunek. Samochód może w tym przypadku stać się narzędziem, które pomoże w pozyskaniu nowych kontrahentów.
