Ważna jest lokalizacja
Pierwszym krokiem w organizacji konferencji w górach jest odpowiedni wybór lokalizacji. Istnieje wiele urokliwych miejsc w górach, które mogą być odpowiednie dla twojej konferencji. Ważne jest, aby wybrać miejsce, które oferuje dogodne połączenia komunikacyjne, różnorodność atrakcji turystycznych oraz odpowiednią infrastrukturę konferencyjną.
Zwróć uwagę na wyposażenie ośrodka konferencyjnego
Przed dokonaniem ostatecznego wyboru lokalizacji, należy zbadać dostępność odpowiedniej infrastruktury ośrodka, w którym planujesz konferencję. Sprawdź, czy wybrane miejsce oferuje sale o odpowiednim rozmiarze wyposażone w niezbędny sprzęt audiowizualny i systemy nagłośnieniowe. Upewnij się, że istnieje również dostęp do bezprzewodowego internetu o wysokiej prędkości i stabilności.
Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników
Zapewnienie odpowiedniego zakwaterowania dla uczestników konferencji jest niezwykle ważne. Wybierz hotele lub ośrodki wypoczynkowe w pobliżu miejsca konferencji, które oferują wysoki standard obsługi i dogodne udogodnienia. Upewnij się, że dostępne są odpowiednie pokoje dla uczestników, a także sale do spotkań lub przestrzenie do networkingu. Pamiętaj także o zapewnieniu odpowiednich posiłków dla uczestników konferencji. Skonsultuj się z dedykowanym opiekunem, aby stworzyć menu, które zadowoli różne gusta i uwzględni ewentualne preferencje dietetyczne uczestników konferencji. Pamiętaj również o zapewnieniu odpowiednich przekąsek i napojów podczas przerw.
Rekreacja i rozrywka – niezbędny element każdej konferencji
Konferencja w górach nie musi ograniczać się tylko do pracy. Zapewnij uczestnikom możliwość skorzystania z lokalnych atrakcji turystycznych. Zorganizuj wycieczki górskie, wieczory tematyczne, konkursy, koncerty czy imprezy taneczne. To dodatkowe elementy mogą wpłynąć na wyjątkowość konferencji i integrację uczestników.
Promocja i rejestracja wydarzenia
Zadbaj o skuteczną promocję swojej konferencji w górach. Stwórz profesjonalną stronę internetową, na której będziesz zamieszczać informacje o wydarzeniu, agendzie, prelegentach itp. Rozważ również wykorzystanie mediów społecznościowych, mailingów i innych kanałów komunikacji. Zapewnij łatwą rejestrację online dla uczestników.
Budżetowanie i koszty
Dokładne budżetowanie jest nieodzowne podczas organizacji konferencji. Określ przewidywane koszty związane z wynajmem miejsca, zakwaterowaniem, wyżywieniem, transportem, sprzętem technicznym i innymi elementami. Monitoruj wydatki i staraj się znaleźć rozwiązania optymalizujące koszty, nie rezygnując z jakości usług.
Zorganizuj konferencję w sercu Beskidów
Hotel Czarny Potok w Krynicy Zdrój jest idealnym miejscem na zorganizowanie konferencji, szkolenia lub spotkania biznesowego w pięknym górskim otoczeniu. Posiada szeroki wybór sal konferencyjnych charakteryzujących się różnym rozmiarem i wyposażeniem, co pozwala dostosować ją do specyfiki danego spotkania. Przykładowo, sala “Sobieski” z dziennym światłem to przestronne pomieszczenie o powierzchni 200 m² mogące pomieścić maksymalnie 200 osób, co czyni ją doskonałym miejscem na większe konferencje lub szkolenia. Z kolei sala “I Wiedeń” o powierzchni 46 m² jest idealnym wyborem na kameralne spotkania biznesowe dla maksymalnie 30 osób.
Wszystkie sale konferencyjne w Hotelu Czarny Potok są wyposażone w najnowocześniejszy sprzęt multimedialny, zapewniają szybki dostęp do Internetu oraz posiadają indywidualnie regulowaną klimatyzację i oświetlenie. Dodatkowo hotel oferuje bogate menu dla grup wraz z open barami czy menu grillowym.
