Zaprojektowanie i urządzenie sali konferencyjnej, w której uczestnicy spotkania będą się czuć bezpiecznie i komfortowo, wymaga wzięcia pod uwagę kilku aspektów. Co liczy się najbardziej? Jak przygotować pomieszczenie sprzyjające nawet wielogodzinnym naradom? Podpowiadamy.
Projektowanie sali konferencyjnej – co warto wiedzieć?
Sala konferencyjna to pomieszczenie o specjalnym przeznaczeniu – odbywają się w niej kluczowe dla przyszłości firmy narady, zebrania i negocjacje. W przestrzeni tej w tym samym czasie często znajduje się sporo osób, a każda z nich musi się czuć nie tylko bezpiecznie, ale też komfortowo. Projektując salę konferencyjną, należy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników. Są to przede wszystkim:
- układ pomieszczenia, który będzie sprzyjał wygodzie prowadzenia zebrań. Do wyboru jest między innymi układ kameralny (z jednym bądź dwoma połączonymi stołami), układ szkolny (z rozłożonymi symetrycznie stołami), układ typu podkowa, a także układ teatralny, restauracyjny czy bankietowy;
- oświetlenie, przez które rozumiemy nie tylko dostęp do światła dziennego, ale też profesjonalnych lamp, najlepiej takich ze światłem białym, które stosuje się w salach konferencyjnych ze względu na korzystny wpływ na koncentrację;
- nagłośnienie;
- inne rozwiązania technologiczne, takie jak chociażby bezproblemowy dostęp do gniazdek elektrycznych, najlepiej montowanych w dyskretnych maskownicach;
- stylowy, profesjonalny wygląd pomieszczenia, podkreślający prestiż firmy.
W niektórych przypadkach warto przemyśleć wykonanie specjalnej sceny, jeśli konferencje mają mieć charakter przemówienia, prezentacji czy tak zwanych elevator pitch. Projektując tego typu pomieszczenie, warto mieć na uwadze przede wszystkim konkretne cele biznesowe i indywidualne potrzeby Twojej firmy.
Jak urządzić salę konferencyjną? Niezbędne wyposażenie
Pożądane w biznesie jest połączenie znajomości trendów z widzą, jak je efektywnie wykorzystać w praktyce. Ta zasada ma odniesienie również do wystroju sali konferencyjnej. Meble powinny prezentować się elegancko i nowocześnie, ale konkretny design warto uzależnić od charakteru i wyglądu sali – inne sprawdzą się w efektownej, zabytkowej auli, a inne w modernistycznym budynku biurowca.
O czym warto pamiętać w kontekście wyposażenia? Najważniejsze to wybrać dopasowane do wielkości pomieszczenia stoły konferencyjne (mogą być mobilne, wyposażone w kółka), a także ergonomiczne krzesła, wyprofilowane w taki sposób, żeby przynosić ulgę plecom nawet po kilku godzinach spędzonych w pozycji siedzącej. W kontekście wyposażenia sali konferencyjnej warto też mieć na względzie takie elementy, jak mównica, rzutniki, ekrany multimedialne czy systemy do zaciemniania sali.
Zaprojektowanie i urządzenie sali konferencyjnej nie musi być kłopotliwe, jeśli będziemy pamiętać o kilku omówionych przez nas w tym poradniku wskazówkach. Warto zadbać o wygodę uczestników konferencji, swobodę ich przemieszczania się w przestrzeni, a także o odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie oraz stylowy wygląd mebli.