Inwentaryzacja ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki gospodarczej na określony dzień, który przypada z reguły na koniec okresu obrotowego. Jej ramy prawne wyznacza ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Z 2023 r. poz. 120 i 295). W ramach kontroli stanów magazynowych przeprowadza się inwentaryzację obejmującą tzw. rzeczowe składniki obrotowe, którymi są zapasy materiałów, towarów, a także wyrobów gotowych i półproduktów, przechowywane w jednym lub w kilku magazynach.
Jak przeprowadza się inwentaryzację zapasów?
Inwentaryzacja zapasów ulokowanych w magazynie pomaga w ustaleniu ich rzeczywistego stanu oraz stopnia przydatności w porównaniu z danymi wynikającymi z ewidencji magazynowej. Takie działania przyczyniają się do racjonalnego i efektywnego zarządzania gospodarką magazynową w zakresie składowania, czy transportu, a także wpływają na kształtowanie polityki cenowej danego przedsiębiorstwa.
Inwentaryzację zapasów w magazynie przeprowadza się drogą spisu z natury poprzez zastosowanie ręcznej metody spisu lub pracę z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania na kolektorach danych, a następnie weryfikację dokonanych ustaleń z danymi zawartymi w ewidencji oraz wyjaśnienie ewentualnych różnic w postaci nadwyżek lub niedoborów. Ustawa o rachunkowości w art. 26 precyzuje także terminy, w jakich należy przeprowadzić inwentaryzację. Ustawodawca dopuszcza możliwość dokonania czynności spisowych zarówno na konkretny dzień, jak i w sposób sukcesywny, tak aby w wyznaczonym okresie objąć czynnościami spisowymi poszczególne składniki majątkowe.
Czym grozi źle przeprowadzona inwentaryzacja?
Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji jest kierownik danej jednostki. Za kierownika jednostki jest uważany członek zarządu lub członek innego organu zarządzającego, a w przypadku organu wieloosobowego – członkowie tego organu, z wyłączeniem powołanych pełnomocników. W zależności od przyjętej formy prawnej prowadzonej działalności mogą to być także wspólnicy lub komplementariusze prowadzący sprawy spółki oraz osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub wykonująca wolny zawód.
Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja służy nie tylko usprawnieniom działań zarządzających, ale także odzwierciedla rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować odpowiedzialnością karną z artykułu 77 ustawy o rachunkowości, która przewiduje w tym zakresie karę grzywny oraz karę pozbawienia wolności do lat 2.
Inwentaryzacja w ramach Metodyki Inwentaryzacje PRO
Inwentaryzacja zapasów w magazynie jest złożonym procesem, który wymaga dobrego przygotowania i organizacji. W ramach współpracy z Inwentaryzacje PRO określany jest całościowy plan dotyczący przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie. Jest on jednym z elementów, które składają się na Metodykę Inwentaryzacje PRO, zmierzającej do zoptymalizowania procesu inwentaryzacji pod względem nakładu pracy oraz czasu. Obiektywnie licząc, realizacja Inwentaryzacji z firmą zewnętrzną ze względu na jej doświadczenie, posiadany sprzęt i przeszkolonych ludzi, często jest ekonomicznie bardziej uzasadniona niż samodzielna realizacja tego procesu, zasobami własnymi. Pełni też wtedy lepszą funkcję kontrolną posiadanego mienia.
