Artykuł miesiąca: Dom Opiekuńczych Skrzydeł - pamiętaj o 1% podatku KRS 630706.

AktualnościWiadomościZarządzanie

Dlaczego zarządzanie czasem tylko pogarsza sytuację?

 

Dla wielu głównym źródłem stresu jest poczucie ciągłego  braku czasu. W odpowiedzi wielu z nas próbuje zoptymalizować zarządzanie czasem. Staramy się wciskać godzinne spotkania w półgodzinne sprinty, aby być „bardziej wydajnym” lub wypełniać luki w kalendarzu mniejszymi zadaniami, aby zminimalizować bezproduktywny czas.

Pułapka zarządzania czasem

Przejście do domowego biura podczas pandemii Covid-19 było ciekawym eksperymentem, który ilustruje paradoks zarządzania czasem. Ponad trzy czwarte pracowników twierdzi, że praca w domu pozwala zaoszczędzić czas, który zwykle spędza się na dojazdach i podróżach służbowych. Około połowa uważa, że ​​jest bardziej produktywna pracując w domu.

Jednak pomimo tych postrzeganych oszczędności czasu i zwiększonej produktywności, dane firmy Atlassian, firmy zajmującej się oprogramowaniem, pokazują, że przeciętny dzień pracy na całym świecie wydłużył się o pełne 30 minut – w przeciwieństwie do tego, czego można by się spodziewać, gdyby ludzie bardziej produktywnie wykorzystywali swój czas. Co gorsza, te dodatkowe 30 minut pracy odbywały się głównie kosztem wieczornego czasu wolnego.

Zarządzanie czasem obiecuje nam, że w miarę jak stajemy się bardziej wydajni, możemy stworzyć przestrzeń, aby wygodnie w niej pomieścić wszystkie zadania. A jednak zarządzanie czasem jest jak kopanie dziury na plaży: im większa dziura, tym więcej wody napływa, aby ją wypełnić. W świecie o potencjalnie nieskończonych wymaganiach zwolnienie godziny w kalendarzu jest jak zapalenie pochodni sygnalizacyjnej, aby ogłosić gotowość do przejścia do innego projektu lub podjęcia dodatkowego zadania.

Nie oznacza to, że zarządzanie czasem nie ma żadnej wartości. Wydajność jest ważna. Ale w świecie, w którym szerzy się wypalenie, potrzebujemy również strategii, aby zmniejszyć obciążenie pracą, a nie tylko je dostosować.

Istnieją trzy rzeczy, które możesz zrobić, aby uciec z tej pułapki:

1. Zmniejsz ilość zadań

Zadania do wykonania zawsze oznaczają porozumienie: „Zajmę się aktualizacją budżetu na spotkanie w przyszłym tygodniu”, „Przyniosę coś na obiad w drodze do domu” lub „Wyślę Ci zaktualizowane slajdy PowerPoint dziś wieczorem ”.

Natychmiast po zawarciu takiego porozumienia pojawia się presja, aby go przestrzegać. Jeśli tego nie zrobimy lub jeśli będziemy musieli renegocjować, dodatkowy stres wynika z niezbędnej rozmowy lub poczucia winy, że kogoś zawiodłem. Aby zmniejszyć presję, musisz zacząć wcześniej i zmniejszyć obciążenie pracą. Zmniejsz ilość swoich zadań. Sposób, w jaki to zrobisz, zależy od tego, czy Twoje zadania są Ci przydzielone, czy wykonujesz je sam.

Wykonując powierzone Ci zadania, myśl w kategoriach priorytetów, a nie czasu. Jeśli manager poprosi cię o zrobienie czegoś, zwykle będzie trochę szorstko odpowiedzieć: „Nie mam na to czasu”. Zamiast tego zapytaj: „Jak powinienem nadać priorytet x, y i z?” Osiąga to dwie rzeczy: po pierwsze, odpowiedzialność za ustalanie priorytetów spoczywa na managerze, a nie na Tobie. Po drugie, zamieniasz decyzję binarną we wspólną dyskusję o tym, co jest najważniejsze.

W przypadku zadań, którymi się obciążasz, powinieneś blokować okresy w swoim kalendarzu. Często przytłaczamy się, ponieważ jesteśmy zbyt optymistycznie nastawieni do naszych możliwości. Patrzymy na nasz kalendarz, dostrzegamy odstęp między spotkaniami i myślimy: „Ok, prawdopodobnie będę mógł to zrobić do piątku”. A potem nadchodzi piątek i …. musimy renegocjować.

Wyzwanie polega na tym, że Twój kalendarz zwykle pokazuje tylko roszczenia innych osób dotyczące Twojego czasu, które są związane z pracą synchroniczną. Innymi słowy, zadania, które wykonujesz z innymi osobami w tym samym czasie: spotkania, rozmowy telefoniczne, rozmowy przy kawie. Z kolei Twoje rzeczy do zrobienia to kolejna lista umów z innymi osobami na pracę asynchroniczną, czyli zadania, które wykonujesz sam, a nie w czasie rzeczywistym z innymi. Rozwiązanie? Skonsoliduj swój kalendarz i listę rzeczy do zrobienia, ustawiając w kalendarzu czas dla każdego zadania. Daje to pełny przegląd poprzednich zobowiązań i pozostałych zdolności przed podjęciem kolejnego zadania.

2. Zastąp decyzje zasadami

Miniony rok upłynął pod znakiem niekończącej się serii decyzji: Czy poślę dzieci do szkoły? Czy mogę odwiedzić moich rodziców? Czy powrót do biura jest bezpieczny? Ciągła konfrontacja z decyzjami, które mają daleko idące konsekwencje, ale dla których nie ma pełnej bazy informacyjnej, może prowadzić do tego, co naukowcy nazywają przeciążeniem poznawczym. Dzieje się tak, gdy wymagania pracy umysłowej, którą musimy wykonać, przekraczają naszą zdolność radzenia sobie z nimi. Przeciążenie poznawcze z jednej strony zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów, a z drugiej strony w znacznym stopniu przyczynia się do tego, że czujesz się przytłoczony.

Możesz zmniejszyć obciążenie poznawcze, zastępując decyzje absolutnymi zasadami. Na przykład nauka o żywieniu mówi nam, że w przypadku utraty wagi o wiele skuteczniejsze jest powiedzenie „nie będę nic jeść po 19:00” niż „ograniczę podjadanie po 19:00”. „Czy mogę dostać ten kubek jogurtu? A może kawałek owocu?” – absolutna zasada niejedzenia niczego po 19:00 zamyka drzwi raz na zawsze. Decyzje znikają.

Tim Ferriss, odnoszący sukcesy autor i podcaster, nazywa to „jedyną decyzją, która eliminuje 100 decyzji”. Dla Ferriss oznaczało to ustanowienie zasady nieczytania nowo wydanych książek w 2020 roku. Po latach zasypywania go książkami do przeczytania lub recenzji przez zapalonych autorów i ich publicystów, ta ogólna zasada uwolniła go od setek decyzji podejmowanych pojedynczo.

Steve Jobs, jak wiadomo, postanowił nosić to samo każdego dnia, aby wyeliminować zmęczenie decyzją związaną z wyborem stroju każdego ranka. Jon Mackey, dyrektor zarządzający kanadyjskiego oddziału firmy rekrutacyjnej Heidrick & Struggles, ponownie ustanowił zasadę, by nie organizować spotkań w piątki. Wcześniej nie był w stanie znaleźć czasu na skoncentrowaną pracę, podejmując indywidualne decyzje, które spotkania przyjąć lub odrzucić. W ten sposób stworzył jeden dzień w tygodniu, na którym może skupić się na konkretnych zadaniach.

3. Użyj struktury, aby zminimalizować rozproszenie

Rozproszenia uniemożliwiają nam załatwianie spraw i podejmowanie ważnych decyzji. W ten sposób tłumią w nas poczucie, że nam się udało i że praca stała się mniejsza. Zwiększają poczucie przytłoczenia.

Kiedy próbujesz za pomocą silnej woli wyłączyć takie elementy jak media społecznościowe, konkurujesz z armią najlepszych umysłów naszego pokolenia. Ta armia nieustannie koncentruje się na tym, jak wykorzystać to, co prezes Facebooka Sean Parker nazywa „wadą ludzkiej psychiki”, aby ukraść część twojej uwagi. Jeśli chodzi o rozproszenie, struktura jest zawsze lepsza niż siła woli.

Kilku kierowników, z którymi pracowałem, ustaliło godziny w ciągu dnia, kiedy wyłączają WiFi w laptopie, aby się skupić. Inni wyznaczyli stałe 30-minutowe przedziały czasowe, w których ich zespół może przyjść, aby wyjaśnić pytania i uzyskać wskazówki. To drastycznie zmniejszyło liczbę osób, które przez cały dzień pytały: „Czy mogę z tobą porozmawiać przez pięć minut?”.

Była dyrektor generalna Deloitte, Cathy Engelbert, przestała prowadzić spotkania jedno po drugim. Zamiast tego pozwoliła swojej asystentce zaplanować 10-minutowe przerwy, które nazwała SMORami – „małe chwile refleksji”. Te krótkie przerwy zapewniały, że Engelbert nie była rozpraszana myślami o następnym spotkaniu pod koniec spotkania lub że spotkania nie nakładały się na siebie.

We wszystkich tych przypadkach rozwiązaniem nie jest zwiększenie wydajności, aby pomieścić więcej zadań, więcej decyzji i więcej rozrywek. Imperatyw jest jasny: uprościć procedury. Zmniejsz liczbę podejmowanych zadań, zastąp decyzje zasadami i stwórz strukturę, aby uniknąć rozpraszania się.

Andrzej Mroziński

 

Polecane artykuły
AktualnościCovid-19Wiadomości

Jak pandemia zmieniła sposób spędzania wolnego czasu

Aktualnościhome officeWiadomości

Powrót do pracy z biura po długiej przerwie – jak nie stracić efektywności?

AktualnościWiadomości

Ceny surowców to ryzyko biznesowe numer 1

AktualnościFinanseWiadomości

W rok z lokat wyparowało 80 miliardów

Zapisz się do Newslettera
Bądź na bieżąco i otrzymuj najnowsze artykuły
%d bloggers like this: