Przychodzi taki czas, że każdy pracownik biurowy zabiera się za większe sprzątanie  – wyrzuca stare papiery, nieaktualne notatki i żółte kartki-przypominajki, segreguje dokumenty, kubki z niedopitą kawą i herbatą odnosi do kuchni. Warto pamiętać, że oprócz własnego biurka warto uporządkować również swoją pracę.  Oto kilka prostych zasad, które pozwolą Ci lepiej i efektywniej nią zarządzać.

Podobno bałagan na biurku to stan umysłu. W zależności od tego, w jakich warunkach pracujemy wyznaczyć można różne typy osobowości, m.in.: biurkowego maniaka (to fan pedantycznego porządku), animatora (uwielbia kolorowe karteczki i przypina je wszędzie – do komputera, biurka, tablicy korkowej), czy trąbę powietrzną (jego biurko wygląda jak po przejściu kataklizmu…). Eksperci pozostają jednak zgodni – uporządkowane biurko, sprzyja produktywnej pracy. Dlatego warto:

  • na blacie pozostawić tylko niezbędne rzeczy,
  • notatniki, książki, segregatory układać pionowo, a nie poziomo (ułatwia to poszukiwanie konkretnych rzeczy),
  • zagospodarować przestrzeń pod i obok biurka, wykorzystując pudła, taczki i stojaki.

Przy okazji porządków na stanowisku pracy, warto też uporządkować swój system pracy. Aby wspierać swoją efektywność i produktywność, warto trzymać się kilku zasad.

JEŚLI TEGO NIE ZAPISAŁEŚ, NIE MUSISZ TEGO ROBIĆ

Zapisuj każde zdanie! Nawet to najprostsze. To najłatwiejszy sposób na zapanowanie nad licznymi obowiązkami, ale też odciążenie swojego umysłu, który dużo lepiej radzi sobie z kreatywnymi zadaniami niż zwykłym zapamiętywaniem. Niezależnie od tego czy przydzielono Ci koordynację dużego projektu, czy masz przesłać do szefa zestaw materiałów do najbliższe spotkanie – zapisz to. W ten sposób na pewno nie zapomnisz.

ZASADA 2 MINUT

Znaleźć można wiele modyfikacji tego podejścia, jednak każdemu przyświeca to samo, proste założenie. Jeśli zadanie jest na tyle nieskomplikowane, że wykonasz je w mniej niż 2 minuty – zrób je od razu. Jeśli zajmie Ci więcej czasu, wpisz je na swoja listę zadań do wykonania i wróć w dogodnym terminie.

ZASADA ZERO INBOX

Większości osób lepiej pracuje się przy czystym i pustym biurko, tak samo łatwiej zarządzać regularnie opróżnianą skrzynką mailową. Dlatego, nie bój się na bieżąco usuwać niepotrzebnych wiadomości,  i archiwizować tych, które mogą się jeszcze przydać. I mniej maili będziesz wiedzieć w folderze Odebrane, tym łatwiej będzie Ci się poruszać po całej poczcie. Korzystaj z dedykowanych folderów, kategorii, etykiet i zaraz po odpowiedzeniu na daną wiadomość przyporządkowuj ją we właściwe miejsce. Jeśli masz wątpliwości, co do wprowadzenia w życie tej zasady, pamiętaj, że na świecie jest coraz więcej firm, które całkowicie rezygnują z maila.

ZASADA POMODORO

Sprowadza się ona do dzielenia pracy na 25 minutowe cykle. Po każdym z nich należy zrobić sobie 5 minutową przerwę, która pozwoli odpocząć umysłowi. Dobrze jest wykorzystać ten czas na zrobienie sobie kawy, herbaty lub przejście się po korytarzu biurowym. Po wykonaniu zadania, skreślasz je z listy. Po przejściu 4 pomidorów, czyli 4 cykli po 25 minut, które dają Ci łącznie 100 minut pracy należy Ci się prawdziwa nagroda – 15- 30 minutowy odpoczynek!

Zachęcamy do bieżącego porządkowania swojej pracy, a dla tych, którym potrzeba dodatkowej motywacji przypominamy, że Dzień Czystego Biurka to dobra okazja na realizację tego postanowienia :).