Dostęp do światła dziennego, rodzaj oświetlenia, a także sposób regulowania klimatyzacji – na to wszystko warto zwrócić uwagę przy projektowaniu lub zmianie biura. Jakość biura, zastosowane w nim udogodnienia dla pracowników, a także jego lokalizacja są coraz częściej argumentem w negocjacjach nie tylko między deweloperem, a przyszłymi najemcami, ale także między firmą i potencjalnymi pracownikami.

Na co, jako najemcy powinniśmy zwrócić uwagę szukając nowej siedziby lub planując przebudowę? W jakie elementy wyposażenia możemy ingerować? Wybierając biuro warto dokładnie przyjrzeć się jego lokalizacji – nie zawsze miejsce, które na pierwszy rzut oka wydaje się świetne np. położone blisko centrum miasta, okaże się takie po wnikliwej analizie. Z kolei budynek położony w mniej popularnej destynacji może być świetnie skomunikowany umożliwiając łatwy dojazd różnymi środkami komunikacji na przykład komunikacji miejskiej.

Położenie budynku, dogodny dojazd do niego transportem publicznym czy rowerem ma pozytywny wpływ na środowisko i jest również brane pod uwagę podczas oceny budynków ubiegających się o certyfikację na przykład w systemie LEED – wyjaśnia Agnieszka Rylska, Project Manager w Go4Energy.

Warto też zwrócić uwagę na fasadę budynku – ilość okien i przeszkleń. Dla większości pracowników biurowych, jednym z najważniejszych elementów wpływających na komfort pracy, jest dostęp do światła dziennego. Ciągła praca przy komputerach, a w dodatku wyłącznie lub głównie przy sztucznym oświetleniu jest bardzo męcząca dla oczu. W przypadku oświetlenia najemca może wybrać zarówno jego rodzaj – żarowe, halogenowy, ledowe, jak i producenta. Z punktu widzenia pracowników równie ważna, co dostęp światła dziennego, jest możliwość otwierania okien, a także indywidualnego regulowania temperatury otoczenia. To zadanie szczególnie trudne przy dużych powierzchniach typu open space, gdzie trzeba pogodzić interesy wielu osób. Właśnie dlatego wybór systemu wentylacji i klimatyzacji jest bardzo istotny – nowoczesne systemy pozwalają użytkownikowi na sterowanie i dopasowywanie do własnych potrzeb parametrów klimatu wewnętrznego, a przy tym są bardzo ciche i nie przeszkadzają w pracy ciągłym szumem.

Niestety najemca nie może zmienić systemu wentylacji, klimatyzacji – decyzja o jego wyborze jest podejmowana przez inwestora już na etapie projektowania budynku. Firma wynajmująca powierzchnię biurową może natomiast wybrać rodzaj klimakonwektorów oraz sposób sterowania nimi – dostęp pracowników do sterowników oraz jakość regulacji, czyli np. to o ile mogą zmieniać temperaturę – wyjaśnia Agnieszka Rylska. Najemca może też decydować o tym w jaki sposób będą działały systemy w jego biurze – o której godzinie będzie się automatycznie włączać i wyłączać światło lub zmieniać jego natężenie – podobne możliwości mamy ze sterowaniem systemem klimatyzacji. Są to tak zwane harmonogramy czasowe – dodaje Agnieszka Rylska.

Zwykle firma wynajmująca powierzchnię biurową jest mocno ograniczona w zakresie możliwości wprowadzania zmian w  budynku. Dlatego warto zapoznać się ze specyfiką budynku i użytkowanych w nim systemów jeszcze przed podpisaniem umowy. Późniejsze zmianą mogą być albo zbyt kosztowne, albo wręcz niemożliwe.