Statystyczny właściciel firmy działającej w Polsce spędza tygodniowo w pracy średnio o 4 godziny więcej niż pracownik etatowy. Prawie co trzeci przedsiębiorca przyznaje, że jego tydzień pracy przekracza 50 godzin. Często czynności, które kosztem wolnego czasu wykonują właściciele firm, związane są nie tyle z rozwojem biznesu, ile z obsługą administracyjną firmy. Według deklaracji właścicieli polskich firm, czynności administracyjne zajmują im dziennie średnio 1h i 16 min – co jest niemal równoważne z jednym dniem pracy w tygodniu. W tym kontekście każde rozwiązanie, które automatyzuje procesy operacyjnego zarządzania firmą, jest warte uwagi i zastosowania.

Przykładem prostego instrumentu, który po jednorazowej aktywacji nie angażuje uwagi użytkownika, a znacząco usprawnia rozliczenia firmy z dostawcami różnych usług, jest polecenie zapłaty. Jest to rozwiązanie służące regulowaniu powtarzających się płatności, bez potrzeby samodzielnego  wykonywania i autoryzowania każdego przelewu i pilnowania terminów płatności. Dostawca usługi, np. operator telekomunikacyjny, inicjuje w imieniu klienta realizację przelewu w banku, zlecając obciążenie rachunku określoną kwotą. – Użytkownicy polecenia zapłaty oszczędzają swój czas, ponieważ od chwili uruchomienia usługi to bank i wystawca faktury pilnują terminów płatności. Polecenie zapłaty jest idealną usługą dla osób, które dbają o opinię rzetelnego płatnika i na bieżąco opłacają swoje rachunki – mówi Maja Markiewicz, dyrektor Linii biznesowej usługi Ognivo w KIR.

Jeden wniosek i rachunki płacą się same
Aby móc korzystać z automatyzacji płatności, wystarczy wyrazić zgodę na obciążanie naszego rachunku w formie polecenia zapłaty. W tym celu należy wysłać odpowiedni wniosek do dostawcy usługi, od którego otrzymujemy rachunki. Większość dostawców usług masowych udostępnia odpowiednie formularze na swoich stronach internetowych i w punktach obsługi (wymagana jest zgoda pisemna). Podpisany formularz zgody wystawca faktury przekaże bezpośrednio do naszego banku. Po pozytywnej weryfikacji usługa zostanie aktywowana.
– Przekazywanie zgody pomiędzy bankiem płatnika a bankiem usługodawcy odbywa się w formie elektronicznej, za pomocą obsługiwanej przez KIR aplikacji Ognivo, dzięki czemu aktywacja usługi przebiega sprawnie – mówi Maja Markiewicz. – Trzeba jednak pamiętać, że zarówno płatnik, jak i odbiorca płatności muszą posiadać rachunki w bankach, które są członkami porozumienia o stosowaniu polecenia zapłaty.
Polecenie zapłaty automatycznie dostosowuje się do zmiennych kwot przelewów. Opłaty są realizowane prawidłowo, niezależnie od tego czy wysokość rachunku jest stała, czy też zmienia się co miesiąc. Jedyne, o co musimy zadbać korzystając z polecenia zapłaty, to zapewnienie na koncie bankowym odpowiednich środków w dniu realizacji płatności. Jest to ważne, ponieważ polecenie zapłaty nie może być zrealizowane częściowo. Transakcja jest przeprowadzana albo w całości, albo w ogóle.

Korzystasz i zyskujesz
Z danych NBP wynika, że liczba zrealizowanych w 2014 r. poleceń zapłaty wyniosła w Polsce zaledwie 0,6 na jednego mieszkańca. W porównaniu z Niemcami czy Holandią – krajami o najwyższej liczbie płatności realizowanych przez direct debit, czyli odpowiednik polecenia zapłaty – wypadamy bardzo słabo. Tam wynik ten wynosi odpowiednio 105 i 69 poleceń zapłaty realizowanych rocznie na jednego mieszkańca. Średnia pleceń zapłaty realizowanych rocznie na jednego mieszkańca w 2014 r. wyniosła dla strefy euro 52, a dla całej Unii Europejskiej – 43,2.
W krajach Europy Zachodniej, korzystanie z polecenia zapłaty jest jednym z elementów oceny wiarygodności płatniczej klienta. – Regulowanie należności poprzez tę usługę często jest standardowym elementem umowy między operatorem a klientem – wyjaśnia Maja Markiewicz. – Jeśli ktoś odmawia korzystania z polecenia zapłaty, to z punktu widzenia dostawcy usługi może pojawiać się obawa, że ma do czynienia z niesolidnym płatnikiem, który nie będzie regulował należności na czas – dodaje M. Markiewicz.
Polecenie zapłaty jest wygodne dla płatnika, ale oznacza też konkretne korzyści, będące przede wszystkim pochodną terminowych wpłat, dla odbiorcy płatności. Dlatego wielu dostawców usług masowych premiuje tę formę płatności, oferując dodatkowe bonusy klientom, którzy się na nią decydują. Uruchamiając polecenie zapłaty, możemy dostać gratisowe minuty na rozmowy telefoniczne, specjalne rabaty i dodatki – np. punkty w programach lojalnościowych, większy pakiet transferu danych przez Internet, czy też niższe składki polis ubezpieczeniowych.

Wszystko pod kontrolą
Usługa polecenia zapłaty zapewnia komfort pełnej kontroli nad realizowanymi płatnościami. Jeśli zauważymy budzącą wątpliwości transakcję lub zorientujemy się, że rachunek został obciążony błędnie lub niesłusznie, mamy prawo do odwołania każdej dokonanej w ten sposób transakcji – i to bez podania przyczyny. W przypadku przedsiębiorców można to zrobić w ciągu 5 dni kalendarzowych od daty realizacji płatności, a dla osób prywatnych okres ten wynosi aż 56 dni. Pieniądze w pełnej kwocie są zwracane na konto niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Polecenie zapłaty pozwala także na zablokowanie transakcji jeszcze przed pobraniem środków z rachunku. Wystarczy zgłosić do swojego banku zlecenie czasowego zablokowania rachunku przed obciążeniami w drodze polecenia zapłaty.

Bezpieczeństwo przede wszystkim
Wobec okresowo pojawiających się doniesień o oszustwach w sieci, warto podkreślić, że korzystając z polecenia zapłaty, zawsze mamy pewność, że przelewane środki trafią do naszego kontrahenta, a nie do internetowego oszusta. Ze Światowego Badania Bezpieczeństwa Informacji wynika, że według przedsiębiorców do najpoważniejszych cyberzagrożeń należy obecnie phishing, na który wskazało 44 proc. ankietowanych. To metoda oszustwa, w której  przestępca podszywa się pod inną osobę lub instytucję, w celu wyłudzenia określonych informacji (np. danych do logowania, szczegółów karty kredytowej) lub nakłonienia ofiary do określonych działań. Jedną z praktyk jest pozyskiwanie haseł i loginów do kont bankowych, a następnie podstawianie w momencie autoryzacji przelewu numeru konta innego niż to, na które nadawca chce przelać pieniądze.

Z danych Komendy Głównej Policji wynika, że w okresie od stycznia do września 2015 r. zgłoszono ponad 4 tys. przestępstw związanych z operacjami bankowymi. Dla porównania – w całym 2014 r. było ich 2,5 tys. Tymczasem, jak podkreśla Maja Markiewicz, w ciągu ostatnich 10 lat w ramach usługi polecenie zapłaty nie wykryto ani jednego fraudu. – Konstrukcja tego narzędzia uniemożliwia podszycie się pod dostawcę i wyłudzenie pieniędzy, dlatego polecenie zapłaty zasłużenie cieszy się opinią usługi bezpiecznej i wiarygodnej – podsumowuje Maja Markiewicz.

/newseria