Kierowanie działem zakupów nie jest łatwe. Jednym z większych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorstwa, jest zarządzanie łańcuchem dostaw i utrzymywanie należytych relacji z dostawcami. Wiele firm robi to na własną rękę. Niektóre – zdecydowały się jednak przenieść całość lub część procesu zakupowego na organizację zewnętrzną. Kiedy warto to zrobić i jakie korzyści oraz zagrożenia wiążą się z outsourcingiem zakupów?

Blaski i cienie outsourcingu zakupów

Według raportu Aberdeen Group outsourcing zakupów może między innymi obniżyć ceny towarów i usług kupowanych przez firmę o 18%, zmniejszyć koszty administracyjne związane z zakupami o 25%, a także zredukować koszty operacyjne o 15–20%. Jak mówi w wywiadzie dla agencji informacyjnej infoWire.pl dr Tomasz Gonsior, partner z firmy OptiBuy: „Jego główną zaletą jest obniżenie kosztów. Dotyczy to szczególnie dużych graczy. Kolejną – jest zwiększenie elastyczności. Odnosi się to do wszystkich firm. Dla mniejszych przedsiębiorstw ważna jest zwłaszcza możliwość pozyskania wiedzy (know-how), której same nie mają”.

Outsourcing zakupów ma jednak również pewne wady. Przede wszystkim wiąże się z koniecznością przekazania części wiedzy wypracowanej w organizacji na zewnątrz. Często zostaje ona w ten sposób utracona lub jest ją bardzo trudno odzyskać. Zawsze jest też ryzyko, że wybierzemy nieodpowiednią firmę outsourcingową i zarządzanie naszym procesem zakupowym po prostu ją przerośnie. Przy wyborze firmy trzeba więc zwrócić bacznie uwagę, czy ma ona kompetencje oraz zasoby, aby świadczyć dla nas usługę. Jest to o tyle ważne, że przeniesienie wydzielonych zadań z powrotem do organizacji (insourcing) jest niestety dość trudne, podobnie zresztą jak powierzenie ich kolejnej firmie outsourcingowej.

Na outsourcing zakupów, a także każdy inny, warto zdecydować się wtedy, kiedy po pierwsze nie dotyczy on strategicznego obszaru działalności danej firmy, a po drugie nie wiąże się ze znaczącym zwiększeniem ryzyka finansowego. Skorzystanie z tej usługi powinno się więc rozważyć w przypadku, gdy pozwoli ona przedsiębiorstwu bardziej skoncentrować się na swoich kluczowych zadaniach i celach.

Jeśli nie outsourcing, to co?

Firmy, które nie chcą rezygnować z kierowania swoim procesem zakupowym, muszą oczywiście starać się optymalizować go w inny sposób. Dotyczy to między innymi relacji z dostawcami. W lepszym zarządzaniu tymi relacjami pomoże np. wdrożenie systemu SRM (Supplier Relationship Management). „Taki system pozwala nam kontrolować wszystkie aspekty współpracy z dostawcą” – zauważa Mateusz Borowiecki, prezes firmy OptiBuy.

Bardzo ważne znaczenie ma również to, aby skrupulatnie oceniać swoich dostawców i pozyskiwać o nich jak najwięcej informacji z różnorodnych źródeł. Jak stwierdza Łukasz Kozicki, manager NextBuy: „Dzięki temu możemy dużo lepiej i dużo szybciej reagować na różne negatywne wydarzenia, które się dzieją u dostawcy, oraz minimalizować ryzyko współpracy z nim”.

Ponadto trzeba zadbać, aby menadżerowie zakupów utrzymywali z dostawcami jak najlepsze relacje. „Odpowiedzialność, współpraca i uczciwość. Te trzy słowa doskonale mogą opisywać menadżera ds. zakupów. Liczą się otwartość, rozmowa oraz poszukiwanie rozwiązań, a nie agresywne podejście i stawianie wymagań” – uważa Andrzej Matuszyński z Eurozetu.