Cały dzień przy jednym biurku i w tym samym pomieszczeniu? Zwolennicy koncepcji activity based working mówią „stop” takiemu stylowi pracy. Zamiast tego proponują zatrudnionym zajmowanie różnych stanowisk w biurze.

Praca przy biurku, przed monitorem to w wielu branżach i zawodach naturalny element dnia, zajmujący znaczną część grafiku. Ale, poza obowiązkami przy laptopie czy komputerze, pojawiają się też spotkania z klientami, zebrania zespołu, udział w szkoleniach, konferencjach, wystąpienia i prezentacje, a także delegacje. I wówczas nasze miejsce w pokoju czy na open space stoi puste. Takie obserwacje skłaniają pracodawców do wprowadzania rozwiązań typu activity based working.

 Z naszej analizy 3044 stanowisk pracy u klientów korporacyjnych wynika, że średni poziom zajętości biurek w firmach wynosi 45 procent – mówi Karolina Manikowska, Dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy w Grupie Nowy Styl.

Przestrzeń biurowa, która jest zaprojektowana i zaaranżowana na zasadzie activity based working, składa się nie tylko z pojedynczych, indywidualnych stanowisk. Mamy tutaj do czynienia z podziałem na obszary o różnym przeznaczeniu i strefy, które pełnią odmienne funkcje.

– Pracownicy nie mają przypisanych stanowisk pracy. Mają za to możliwość wybierania miejsca zgodnie z podejmowaną aktywnością. Sposób pracy jest więc elastycznie dopasowywany do potrzeb pracowników – tłumaczy Karolina Manikowska. – Koncepcja umożliwia wprowadzenie desk sharingu, a więc współdzielenia biurek, która koresponduje z globalnym trendem dobrze widocznym np. w obszarze muzyki – coraz częściej korzystamy z serwisów streamingowych niż z płyt, które są naszą własnością.

Jak dodaje ekspert Grupy Nowy Styl, w biurze pracownicy mają dostęp do stref, które ułatwiają administrację, koncentrację, komunikację i regenerację, czyli podstawowe wykonywane przez nich czynności. O jakie strefy chodzi? Mowa m.in. o spontanicznych strefach spotkań nieformalnych na open space, audytorium, wielu salach spotkań o różnej wielkości, salach, w których można zorganizować krótkie spotkanie i przeprowadzić konsultacje, budkach telefonicznych idealnych do prowadzenia rozmów telefonicznych i odcięcia się od zewnętrznych bodźców, a także o strefach pracy w ciszy (czytelnia, tzw. silence room) czy strefach odpoczynku (tzw. chillout room).

Zalety activity based working:

  • 1. okazja do większej współpracy, wymiany myśli, dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, rozszerzenia perspektywy (wynika to z zajmowania miejsca codziennie obok innych osób – w konsekwencji dochodzi do interakcji, które w innej sytuacji nigdy by nie zaszły)
  • 2. ekonomiczne rozwiązanie – zaoszczędzenie powierzchni, biurka nie stoją puste
  • 3. możliwość zwiększenia zatrudnienia bez konieczności rearanżacji biura
  • 4. mobilność i elastyczność, zgodnie z preferencjami pokolenia millennialsów
  • 5. dostosowanie do aktywności i potrzeb pracowników
  • 6. możliwość zmiany miejsca pracy może pozytywnie wpływać na efektywność
  • 7. alternatywa dla koncepcji open space, która bywa postrzegana jako uciążliwa – pracownicy nie mogą się skupić na realizacji zadań, są zmęczeni, rozpraszają ich różne bodźce

 

Potencjalne zagrożenia:

  • 1. brak własnego biurka, jednego stałego miejsca może początkowo obniżać poczucie bezpieczeństwa i utożsamiania się z miejscem pracy.
  • 2. codzienne sprzątanie swojego biura, żeby zostawić je czystym dla innych użytkowników, może być odbierane jako uciążliwe.
  • 3. praca w nowych warunkach wymaga nauki i zmiany dotychczasowych nawyków, a także ustalenia jasnych zasad, aby uniknąć chaosu, wskazane jest tu przemyślane zarządzanie zmianą.
  • 4. wprowadzenie tylko wybranych elementów koncepcji activity based working i nie traktowanie jej jako spójnej całości może negatywnie wpłynąć na nastroje, motywację i efektywność personelu – na przykład, jeśli pracodawca decyduje się na współdzielenie biurek, ale już nie zapewni stref do spotkań nieformalnych, pracy w skupieniu czy różnorodnych sal spotkań.